Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không có đóng dấu treo của công ty có ảnh hưởng đến tính pháp lý của biên bản không?

Nội dung chính

• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không có đóng dấu treo của công ty có ảnh hưởng đến tính pháp lý của biên bản không?
• Biên bản họp đại hội đồng cổ đông có bắt buộc phải làm xong trong cuộc họp hay không?
• Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không có đóng dấu treo của công ty có ảnh hưởng đến tính pháp lý của biên bản không?

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không có đóng dấu treo của công ty có ảnh hưởng đến tính pháp lý của biên bản không? (Hình từ Internet)

Căn cứ tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cụ thể như sau:

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

c) Chương trình và nội dung cuộc họp;

d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;

đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Như vậy, từ quy định trên có thể thấy rằng hiện nay pháp luật không có quy định về việc đóng dấu lên biên bản họp đại hội đồng cổ đông.

Mặc dù vậy, trên thực tế vẫn có nhiều công ty tiến hành đóng dấu treo của công ty vào biên bản họp. Việc này không ảnh hưởng đến tính pháp lý của Biên bản họp đại hội đồng cổ đông.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông có bắt buộc phải làm xong trong cuộc họp hay không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cụ thể như sau:

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

…

2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

3. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Như vậy, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Ngoài ra, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

-Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

+ Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

+ Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

+ Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

+ Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

+ Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

+ Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

+ Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

- Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu được liệt kê ở bên trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.