Biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty không?

Nội dung chính

• Biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty không?
• Hội đồng quản trị có bắt buộc phải bổ nhiệm thư ký công ty để ghi chép biên bản họp không?
• Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp nào?

Biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty không?

Biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần được quy định tại khoản 4 Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Biên bản họp Hội đồng quản trị

...

3. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

5. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Như vậy, theo quy định, biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty không? (Hình từ Internet)

Hội đồng quản trị có bắt buộc phải bổ nhiệm thư ký công ty để ghi chép biên bản họp không?

Việc ghi chép biên bản họp được quy định tại khoản 5 Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Chủ tịch Hội đồng quản trị

...

4. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.

5. Khi xét thấy cần thiết, Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm thư ký công ty. Thư ký công ty có quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp;

b) Hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao;

c) Hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty;

d) Hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính;

đ) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Theo đó, khi xét thấy cần thiết thì Hội đồng quản trị có thể quyết định bổ nhiệm thư ký công ty.

Ngoài việc ghi chép các biên bản họp thì thư ký công ty còn có các quyền và nghĩa vụ nêu trên.

Như vậy, Hội đồng quản trị không bắt buộc phải bổ nhiệm thư ký công ty để ghi chép biên bản họp.

Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp nào?

Việc triệu tập họp Hội đồng quản trị được quy định tại khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Cuộc họp Hội đồng quản trị

...

2. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

d) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

...

Như vậy, theo quy định, Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong các trường hợp sau đây:

- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.