Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì có cần in những tài liệu này ra giấy không?

Nội dung chính

• Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì có cần in những tài liệu này ra giấy không?
• Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán của đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước được quy định thế nào?
• Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi phát sinh các khoản thu, chi bằng ngoại tệ có phải quy đổi ra đồng Việt Nam không?

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì có cần in những tài liệu này ra giấy không?

Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử

1. Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

...

Như vậy, theo quy định, các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ, trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì có cần in những tài liệu này ra giấy không? (Hình từ Internet)

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế toán của đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước được quy định thế nào?

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

1. Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

2. Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Như vậy, theo quy định, đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước thì tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi phát sinh các khoản thu, chi bằng ngoại tệ có phải quy đổi ra đồng Việt Nam không?

Các khoản thu, chi của đơn vị kế toán được quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Đơn vị tính sử dụng trong kế toán

...

Đơn vị kế toán có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ trong kế toán, chịu trách nhiệm về lựa chọn đó trước pháp luật và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ trong kế toán và chuyển đổi báo cáo tài chính lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi phát sinh các khoản thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.

3. Các đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động sử dụng trong kế toán bao gồm tấn, tạ, yến, kilôgam, mét vuông, mét khối, ngày công, giờ công và các đơn vị đo lường khác theo quy định của pháp luật về đo lường.

...

Như vậy, theo quy định, đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi phát sinh các khoản thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam.