Các hình thức khai thác dữ liệu của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường ra sao? Khai thác dữ liệu lưu trữ thì phải tuân thủ nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Các hình thức khai thác dữ liệu của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường ra sao?
• Khai thác dữ liệu lưu trữ của Bộ Tài nguyên và môi trường thì phải tuân thủ nguyên tắc nào?
• Cá nhân quản lý và khai thác tài liệu của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường sẽ có trách nhiệm như thế nào?

Các hình thức khai thác dữ liệu của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường ra sao?

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm theo Quyết định 2356/QĐ-BTNMT năm 2022 như sau:

Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

1. Sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan hoặc trên phần mềm lưu trữ điện tử.

2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

3. Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

a) Độc giả muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ xa phải gửi Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu từ xa (theo Phụ lục 03) theo đường email (vtvpbo@monre.gov.vn), bưu điện (địa chỉ: Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường, số 10 Tôn Thất Thuyết, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội).

b) Trong thời hạn 01 ngày sau khi nhận được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, cán bộ lưu trữ thông báo kết quả tra tìm, thời hạn trả kết quả và trực tiếp trình cho người có thẩm quyền phê duyệt.

4. Cấp bản phôtô, bản sao y bản chính tài liệu lưu trữ.

Như vậy, các hình thức khai thác của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường sẽ bao gồm:

- Sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan hoặc trên phần mềm lưu trữ điện tử.

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

- Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

+ Độc giả muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ xa phải gửi Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu từ xa (theo Phụ lục 03) theo đường email (vtvpbo@monre.gov.vn), bưu điện (địa chỉ: Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường, số 10 Tôn Thất Thuyết, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội).

+ Trong thời hạn 01 ngày sau khi nhận được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, cán bộ lưu trữ thông báo kết quả tra tìm, thời hạn trả kết quả và trực tiếp trình cho người có thẩm quyền phê duyệt.

- Cấp bản phôtô, bản sao y bản chính tài liệu lưu trữ.

Dữ liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Khai thác dữ liệu lưu trữ của Bộ Tài nguyên và môi trường thì phải tuân thủ nguyên tắc nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm theo Quyết định 2356/QĐ-BTNMT năm 2022 như sau:

Nguyên tắc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Không gây thiệt hại đến lợi ích Nhà nước.

2. Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia.

3. Bảo đảm an toàn tài liệu.

4. Đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Như vậy, khi khai thác dữ liệu lưu trữ của Bộ Tài nguyên và môi trường thì phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:

- Không gây thiệt hại đến lợi ích Nhà nước.

- Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia.

- Bảo đảm an toàn tài liệu.

- Đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Cá nhân quản lý và khai thác tài liệu của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường sẽ có trách nhiệm như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm theo Quyết định 2356/QĐ-BTNMT năm 2022, cá nhân trong việc quản lý và khai thác tài liệu của kho lưu trữ Bộ tài nguyên và môi trường sẽ có trách nhiệm như sau:

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

+ Tham mưu, giúp Bộ trưởng trong việc quản lý, kiểm tra việc khai thác tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.

+ Đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ sử dụng tài liệu.

- Trách nhiệm của công chức lưu trữ

+ Kiểm tra kỹ các thiết bị điện, nước trước và sau khi ra, vào kho, tắt điện, khóa cửa trước khi ra về. Thực hiện niêm phong Kho lưu trữ cơ quan trong các kỳ nghỉ lễ, tết.

+ Có ý thức giữ gìn vệ sinh phòng làm việc, vệ sinh Kho lưu trữ cơ quan. Định kỳ 06 tháng một lần thực hiện tổng vệ sinh Kho lưu trữ.

+ Công chức lưu trữ được giao trách nhiệm quản lý kho phải sắp xếp tài liệu đúng quy định, thường xuyên kiểm tra hồ sơ tài liệu đảm bảo an toàn, kịp thời phát hiện các tác nhân gây hư hại tài liệu (côn trùng, mối, mọt, ẩm mốc…) báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý.

+ Việc xuất, nhập tài liệu phải được theo dõi bằng sổ hoặc máy tính và ghi chép, cập nhật đầy đủ thông tin.

+ Khi có sự cố hư hỏng, mất mát, thiếu hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét và xử lý.

+ Nắm vững nguyên tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

+ Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

+ Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.

+ Khai thác tài liệu và quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả: Ghi sổ theo dõi cung cấp tài liệu lưu trữ rõ ràng, đầy đủ (họ tên độc giả, đơn vị công tác, ngày cung cấp, tên hồ sơ, số văn bản, tổng số trang, hình thức sử dụng…); kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi giao cho độc giả.

+ Cung cấp tài liệu cho độc giả theo yêu cầu; khi thu hồi tài liệu, phải kiểm tra hồ sơ, tài liệu. Nếu tài liệu bị hư hại, sai lệch khác với khi giao thì phải lập biên bản, báo cáo kịp thời với Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Văn phòng Bộ để có hình thức xử lý.

+ Quản lý biểu mẫu đăng ký, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ cơ quan.

- Trách nhiệm của độc giả

+ Thực hiện đầy đủ thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của Kho lưu trữ cơ quan về sử dụng tài liệu.

+ Bảo vệ an toàn tài liệu, hoàn trả lại tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn, nếu làm hư hỏng, mất mát phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

+ Giữ gìn bí mật nhà nước đối với thông tin tài liệu hạn chế phổ biến, tiếp cận mang tính nhạy cảm theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

+ Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan như: Nội quy ra, vào cơ quan, quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan; không đi lại những nơi không có nhiệm vụ.

+ Tuân thủ sự hướng dẫn của công chức lưu trữ trong việc sử dụng các trang thiết bị của Kho lưu trữ cơ quan, công cụ tra cứu tài liệu, có ý thức giữ gìn tài liệu được phép sử dụng.