Các phương pháp để sửa chữa sổ kế toán có sai sót? Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không đúng phương pháp thì có bị xử phạt hay không?

Nội dung chính

• Các phương pháp để sửa chữa sổ kế toán có sai sót?
• Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không đúng phương pháp thì có bị xử phạt hay không?
• Mục đích của việc ghi sổ kế toán là gì?

Các phương pháp để sửa chữa sổ kế toán có sai sót?

Căn cứ theo Điều 27 Luật Kế toán 2015 quy định về việc sửa chữa sổ kế toán như sau:

Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

a) Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

b) Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

c) Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

2. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

3. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.

4. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.

Theo đó, hiện nay có 03 phương để sửa chữa sổ kế toán có sai sót, cụ thể như sau:

(1) Ghi cải chính

Bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

(2) Ghi số âm

Bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

(3) Ghi điều chỉnh

Bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Lưu ý: Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì việc sửa chữa sổ được thực hiện theo phương pháp ghi điều chỉnh.

Đồng thời, nếu như phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.

Phương pháp sửa chữa sai sót trên sổ kế toán (Hình từ Internet)

Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không đúng phương pháp thì có bị xử phạt hay không?

Tại điểm b khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán cụ thể như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

...

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định;

c) Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định.

...

Như vậy, theo quy định nếu trên nếu như thực hiện sữa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định thì có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) thì mức mức trên đây được áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Mục đích của việc ghi sổ kế toán là gì?

Căn cứ theo Điều 24 Luật Kế toán 2015 quy định về sổ kế toán như sau:

Sổ kế toán

1. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

3. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày, tháng, năm ghi sổ;

b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

4. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

5. Bộ Tài chính quy định chi tiết về sổ kế toán.

Theo đó, sổ kế toán được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.