Cán bộ phát hiện văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao có cần phải báo cáo cho Chánh văn phòng không? Văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao được chuyển giao như thế nào?

Nội dung chính

• Cán bộ phát hiện văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao có cần phải báo cáo cho Chánh văn phòng không?
• Văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao được chuyển giao như thế nào?
• Chánh văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao có trách nhiệm giải quyết văn bản đến như thế nào?

Cán bộ phát hiện văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao có cần phải báo cáo cho Chánh văn phòng không?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 15 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về tiếp nhận, đăng ký văn bản đến như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, đều phải tập trung tại Văn thư. Người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư (viết gọn là cán bộ văn thư) có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào số, đăng ký số văn bản đến. Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi và báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét giải quyết.

2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đen”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Khi nhận được bản chính phải làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng) (Mẫu 1 Phụ lục 1).

3. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính (Mẫu 2 Phụ lục 1).

4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, bảo vệ đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng Tổng cục (đối với các văn bản đến Tổng cục) để xử lý.

5. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc sử dụng phần mềm trên máy tính không được nối mạng LAN và Internet.

Như vậy, theo quy định trên thì cán bộ phát hiện văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao thì phải kịp thời thông báo cho nơi gửi và báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét giải quyết.

Văn bản đến (Hình từ Internet)

Văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao được chuyển giao như thế nào?

Căn cứ tại Điều 16 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về trình, chuyển giao văn bản đến như sau:

Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi đăng ký tại Văn thư, kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc đơn vị có chức năng cho ý kiến xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được (Mẫu 3 Phụ lục I).

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính để chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại Văn thư.

3. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác, kịp thời, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

4. Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các đơn vị lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp (Mẫu 4 Phụ lục I).

Như vậy, theo quy định trên thì Văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao được chuyển giao như sau:

- Văn bản đến sau khi đăng ký tại Văn thư, kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc đơn vị có chức năng cho ý kiến xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được;

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính để chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại Văn thư;

- Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác, kịp thời, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản;

- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các đơn vị lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp.

Chánh văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao có trách nhiệm giải quyết văn bản đến như thế nào?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 17 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến như sau:

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận văn bản đến, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị; đảm bảo đúng thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật (Mẫu 5 Phụ lục I).

2. Trường hợp văn bản đến không có thời hạn trả lời, thì hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Tổng cục, Quy chế làm việc của đơn vị.

3. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị; đôn đốc xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục. Hàng tuần, báo cáo lãnh đạo Tổng cục về việc xử lý văn bản, thông báo tại cuộc họp giao ban định kỳ của Tổng cục.

Như vậy, theo quy định trên thì Chánh văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị; đôn đốc xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục;

Hàng tuần, báo cáo lãnh đạo Tổng cục về việc xử lý văn bản, thông báo tại cuộc họp giao ban định kỳ của Tổng cục.