Công ty nhận nhân sự mới vào thì thực hiện khai báo thay đổi nhân sự cho cơ quan chức năng như thế nào? Không khai báo thì có bị sao không?

Nội dung chính

• Sổ quản lý lao động được quy định như thế nào? Nội dung của sổ quản lý lao động bao gồm những gì?
• Việc báo cáo sử dụng lao động được quy định như thế nào?
• Không khai báo thay đổi nhân sự thì có bị sao không?

Sổ quản lý lao động được quy định như thế nào? Nội dung của sổ quản lý lao động bao gồm những gì?

Theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động được quy định như sau:

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Công ty nhận nhân sự mới vào thì thực hiện khai báo thay đổi nhân sự cho cơ quan chức năng như thế nào? Không khai báo thì có bị sao không?

Việc báo cáo sử dụng lao động được quy định như thế nào?

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định như sau:

- Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

- Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

- Định kỳ 06 tháng, trước ngày 15 tháng 6 và hằng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp Sở Lao động - Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

Theo đó, khi tiếp nhận nhân viên mới thì bạn phải cập nhật vào Sổ quản lý lao động và lưu giữ tại doanh nghiệp. Sau đó, định kỳ 06 tháng bạn sẽ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.

Không khai báo thay đổi nhân sự thì có bị sao không?

Theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì việc không khai báo thay đổi nhân sự sẽ bị xử phạt hành chính, cụ thể:

"Điều 8. Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

...

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

..."

Như vậy, nếu bạn không thực hiện khai báo thay đổi nhân sự thì doanh nghiệp của bạn có thể bị xử phạt lên đến 20 triệu đồng (tổ chức bị phạt gấp đôi theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).