Chi nhánh công ty lập hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về mã số thuế, địa chỉ của khách hàng thì xử lý như thế nào?

Nội dung chính

• Chi nhánh công ty lập hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về mã số thuế, địa chỉ của khách hàng thì xử lý như thế nào?
• Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hóa đơn điện tử trong bao lâu?
• Quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của bên sử dụng thông tin là trách nhiệm của ai?

Chi nhánh công ty lập hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về mã số thuế, địa chỉ của khách hàng thì xử lý như thế nào?

Chi nhánh công ty lập hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về mã số thuế, địa chỉ của khách hàng thì xử lý theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

...

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

...

Căn cứ các quy định trên, trường hợp chi nhánh công ty lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về mã số thuế, địa chỉ của khách hàng thì chi nhánh công ty có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn trên.

Hóa đơn điện tử (Hình từ Internet)

Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hóa đơn điện tử trong bao lâu?

Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hóa đơn điện tử trong thời hạn được quy định tại Điều 51 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Thời hạn cung cấp thông tin hóa đơn điện tử

Trong thời gian không quá 05 phút kể từ khi nhận được yêu cầu, Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin:

1. Thông tin hóa đơn điện tử

Thông báo lý do trong trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc không có thông tin hóa đơn điện tử.

2. Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin với số liệu lớn thì thời hạn cung cấp thông tin hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế thông báo.

Theo đó, cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hóa đơn điện tử trong thời hạn không quá 05 phút kể từ khi nhận được yêu cầu.

Quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của bên sử dụng thông tin là trách nhiệm của ai?

Theo khoản 2 Điều 52 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Trách nhiệm của Tổng cục Thuế

1. Xây dựng, triển khai, quản lý vận hành Cổng thông tin điện tử, cụ thể:

a) Bảo đảm cho tổ chức, cá nhân truy cập thuận tiện; có công cụ tìm kiếm thông tin, dữ liệu dễ sử dụng và cho kết quả đúng nội dung cần tìm kiếm;

b) Bảo đảm khuôn dạng thông tin, dữ liệu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để dễ dàng tải xuống, hiển thị nhanh chóng và in ấn bằng các phương tiện điện tử phổ biến;

c) Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, ổn định, đảm bảo an toàn thông tin;

d) Chủ trì thực hiện việc hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ vận hành hệ thống.

2. Quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của bên sử dụng thông tin.

3. Triển khai, công bố địa chỉ thư điện tử và số điện thoại phục vụ việc cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

4. Xây dựng, công bố các yêu cầu kỹ thuật để kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử.

5. Trường hợp tạm ngừng cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế thực hiện thông báo với các bên sử dụng thông tin. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi các hoạt động cung cấp thông tin.

Theo đó, quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của bên sử dụng thông tin là trách nhiệm của Tổng cục Thuế.