Chữ ký giao dịch với Kho bạc Nhà nước được quy định như thế nào? Phương thức gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản cho kho bạc nhà nước?

Nội dung chính

• Chữ ký giao dịch với Kho bạc Nhà nước ra sao?
• Phương thức gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản cho KBNN như thế nào?
• Quy định sử dụng tài khoản đối với tài khoản dự toán ra sao?

Chữ ký giao dịch với Kho bạc Nhà nước ra sao?

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư 18/2020/TT-BTC quy định về chữ ký như sau:

- Đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký

+ Đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, chữ ký lần đầu

Các đơn vị, tổ chức lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước).

(1) Về chữ ký

- Đối với các đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN và các tổ chức ngân sách:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền ký Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền ký thay chủ tài khoản). Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền cho người đăng ký chữ ký thứ hai thay mình làm Chủ tài khoản.

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 3 người ký chữ ký thứ hai (Kế toán trưởng và 02 người được ủy quyền).

Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang không có Kế toán trưởng thì không phải đăng ký chữ ký thứ hai. Trên chứng từ giao dịch với KBNN nơi kế toán trưởng ký ghi rõ “Không có”.

- Đối với cơ quan tài chính:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản, cụ thể như sau:

● Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Vụ NSNN đối với khoản thu, chi trong nước; lãnh đạo Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước và quỹ tích lũy trả nợ.

● Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo Sở Tài chính;

● Ngân sách cấp huyện: Lãnh đạo phòng Tài chính;

● Ngân sách cấp xã: Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND xã.

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của cán bộ được phân công, cụ thể như sau:

● Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Phòng Quản lý NSNN - Vụ NSNN đối với các khoản thu, chi trong nước; Lãnh đạo phòng chuyên môn của Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước, quỹ tích lũy trả nợ.

● Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo phòng chuyên môn (Sở Tài chính) được phân công quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao; tài khoản tiền gửi;

● Ngân sách cấp huyện: Cán bộ (Phòng tài chính) được giao quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao;

● Ngân sách cấp xã: Phụ trách kế toán ký.

- Đối với các cơ quan thu:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Đơn vị được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền). Trường hợp do đặc thù cơ quan thu cần đăng ký nhiều hơn số lượng người ký chữ ký thứ nhất theo quy định nêu trên, phải có sự đồng ý bằng văn bản của KBNN.

+ Không đăng ký chữ ký thứ hai.

- Các cơ quan thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng NSNN:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản).

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.

Riêng đối với trường hợp cơ quan, đơn vị không có tổ chức bộ máy kế toán độc lập, chữ ký thứ hai có thể là chữ ký của cán bộ được phân công theo dõi tài khoản tạm thu, tạm giữ; khi đó đơn vị gửi Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản tạm thu, tạm giữ được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN.

- Đối với các doanh nghiệp và tổ chức khác:

+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) hoặc người đại diện pháp luật được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.

Riêng đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên: tùy theo quy định cụ thể tại Điều lệ của Công ty, Chủ tài khoản có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc (Chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc); việc đăng ký chữ ký được thực hiện theo quy định đối với doanh nghiệp, tổ chức nêu trên.

+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng.

- Trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký cần ghi rõ họ, tên, chức vụ của người đăng ký chữ ký.

Như vậy, trường hợp Trưởng phòng là chữ ký thứ nhất đã hết thời hạn bổ nhiệm thì "người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán" (tức chữ ký thứ hai) vẫn được ký các chứng từ.

Kho bạc nhà nước 

Phương thức gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản cho KBNN như thế nào?

Căn cứ Điều 9 Thông tư 18/2020/TT-BTC quy định về phương thức gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản cho kho bạc nhà nước như sau:

- Phương thức gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản cho KBNN

+ Các đơn vị, tổ chức lập và gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản; đăng ký thay đổi mẫu dấu, chữ ký; đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản; thay đổi hồ sơ pháp lý về đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN gửi qua dịch vụ công “Đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN” trừ những đơn vị chưa thực hiện triển khai phương thức điện tử thì trực tiếp đến KBNN nơi đơn vị, tổ chức đăng ký và sử dụng tài khoản giao dịch.

Riêng đối với Bộ Công an, Bộ Quốc phòng và đơn vị thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng không sử dụng dịch vụ công “Đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN”.

+ KBNN cung cấp cho đơn vị, tổ chức tài khoản và mật khẩu để truy cập Trang thông tin dịch vụ công của KBNN. Trong quá trình tham gia sử dụng dịch vụ công, trường hợp đơn vị, tổ chức giao dịch có nhu cầu thay đổi thông tin sử dụng, thay đổi mật khẩu đăng nhập hoặc ngừng tham gia sử dụng dịch vụ công, đơn vị, tổ chức đăng nhập vào tài khoản đã được KBNN cấp trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, nhập các thông tin liên quan và ký số chủ tài khoản (hoặc người được ủy quyền), gửi KBNN.

+ Trường hợp KBNN đã triển khai dịch vụ công “Đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN” thì đơn vị, tổ chức khẩn trương thông báo cho KBNN nơi giao dịch để thực hiện đăng ký và sử dụng tài khoản qua dịch vụ công, không sử dụng phương thức giao dịch trực tiếp với kho bạc nhà nước.

- Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại đơn vị kho bạc nhà nước.

Cán bộ giao dịch KBNN tiếp nhận hồ sơ quy định tại Điều 8 do đơn vị, tổ chức gửi đến theo quy trình nội bộ của KBNN.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ giao dịch lập 02 liên Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản (Ký hiệu 03/MTK) và gửi đơn vị, tổ chức đăng ký sử dụng tài khoản 01 liên; chuyển 01 liên cùng hồ sơ tiếp nhận đến Kế toán trưởng hoặc người được Kế toán trưởng ủy quyền xử lý, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt, đóng dấu “KẾ TOÁN” và thực hiện lưu 01 liên Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản và 01 tờ khai cùng toàn bộ hồ sơ pháp lý kèm theo (nếu có) để theo dõi quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản, thực hiện ghi sổ đăng ký và theo dõi tình hình đăng ký sử dụng tài khoản (Ký hiệu 04/MTK - Phụ lục I kèm theo), thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ giao dịch lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Ký hiệu 05/MTK - Phụ lục I kèm theo) để hướng dẫn đơn vị, tổ chức hoàn thiện hồ sơ.

+ Một số lưu ý đối với các dự án đầu tư:

Trong trường hợp chủ đầu tư và ban quản lý dự án có/được giao quản lý nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách:

- Nếu các dự án có cùng người ký Chữ ký thứ nhất (chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền) và người ký Chữ ký thứ hai (chữ ký của Kế toán trưởng và người được ủy quyền) và cùng một mẫu dấu: Ban quản lý dự án, chủ đầu tư chỉ cần lập và gửi KBNN 01 bộ Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản.

- Nếu các dự án không cùng người ký Chữ ký thứ nhất (chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền) và Chữ ký thứ hai (chữ ký của Kế toán trưởng và người được ủy quyền) hoặc khác mẫu dấu: Ban quản lý dự án, chủ đầu tư lập và gửi KBNN hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản cho từng dự án.

- Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản trên Dịch vụ công của KBNN

Tham chiếu dịch vụ công “Đăng ký sử dụng và thay đổi thông tin tài khoản tại KBNN” tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này trong trường hợp Bộ Tài chính đã vận hành dịch vụ công này.

- Thông báo số hiệu tài khoản cho đơn vị, tổ chức đăng ký sử dụng tài khoản

+ Sau khi giải quyết xong yêu cầu đăng ký và sử dụng tài khoản cho các đơn vị, tổ chức, KBNN ghi số tài khoản của đơn vị trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký, Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký đối với trường hợp đăng ký trực tiếp tại KBNN, trên Thông báo về đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN đối với trường hợp sử dụng dịch vụ công để thông báo cho đơn vị, tổ chức biết số hiệu tài khoản đã được KBNN đồng ý cho sử dụng, giúp đơn vị phản ánh đúng số hiệu tài khoản trên hợp đồng, chứng từ kế toán, ... khi giao dịch với KBNN.

+ Các đơn vị, tổ chức có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin về tài khoản trên chứng từ và các hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, số tài khoản theo định dạng sau:

- Đối với tài khoản dự toán: “Mã TKKT.Mã cấp NS.Mã ĐVQHNS”.

Chỉ thông báo Tài khoản dự toán (Tài khoản đầu 9XXX), không thông báo các tài khoản thực chi, tạm ứng, ứng trước.

- Đối với nhóm tài khoản tiền gửi, tài khoản có tính chất tiền gửi: “Mã TKKT. Mã cấp NS. Mã ĐVQHNS. Mã CTMT, DA và HTCT”, trường hợp không có mã cấp ngân sách, ghi cấp 0; không có mã Chương trình mục tiêu dự án và hạch toán chi tiết, ghi mã 00000. Riêng đối với tài khoản 3741 - Tiền gửi có mục đích và 3761 - Tiền gửi của các quỹ, nếu không theo dõi chi tiết kinh phí từng quỹ, kinh phí phải thu, phải trả thì phân đoạn mã CTMT, DA và HTCT sử dụng mã khác trong danh mục mã quy định tại Thông tư số 77/2017/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

Như vậy, về phương thức bạn tham khảo thêm quy định trên nhé.

Quy định sử dụng tài khoản đối với tài khoản dự toán ra sao?

Căn cứ khoản 1 Điều 10 Thông tư 18/2020/TT-BTC quy định về việc sử dụng tài khoản như sau:

- Đối với tài khoản dự toán

+ Các đơn vị dự toán, các chủ đầu tư, Ban quản lý dự án được cấp kinh phí theo hình thức dự toán kinh phí (thường xuyên, đầu tư XDCB, ủy quyền, viện trợ) sử dụng tài khoản này theo đúng chế độ kiểm soát chi và chế độ thanh toán ngân sách nhà nước qua KBNN hiện hành.

+ Căn cứ tài khoản dự toán đã mở tại KBNN và kinh phí được NSNN cấp bằng dự toán, các đơn vị sử dụng ngân sách, chủ đầu tư lập chứng từ (Giấy rút dự toán NSNN, Giấy rút vốn đầu tư) để thực hiện các giao dịch thanh toán.

+ Các Bộ, ngành hưởng kinh phí từ Ngân sách trung ương được giao dự toán có các khoản chi đoàn ra, chi mua tin, đóng niên liễm, ... nếu có nhu cầu chi bằng ngoại tệ từ quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước thì đăng ký và sử dụng tài khoản dự toán tại Sở Giao dịch - KBNN.

+ Chi NSNN thực hiện theo nguyên tắc thanh toán trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, phụ cấp, trợ cấp và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp một số khoản chi chưa có đủ điều kiện thực hiện việc thanh toán trực tiếp từ KBNN, đơn vị sử dụng ngân sách được tạm ứng kinh phí để chủ động chi theo dự toán được giao, sau đó đơn vị thanh toán với KBNN theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

+ Không sử dụng tài khoản dự toán để tiếp nhận các khoản thanh toán do các đơn vị khác chi trả, trừ các khoản thanh toán từ tài khoản dự toán bị ngân hàng hoặc KBNN khác trả lại, các khoản nộp khôi phục dự toán và khoản thu hồi các khoản chi ngân sách, thu hồi vốn đầu tư XDCB do đơn vị sử dụng ngân sách, chủ đầu tư nộp trả NSNN khi chưa quyết toán ngân sách.