Chữ ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp bắt buộc phải được ký bằng mực màu xanh đúng không?

Nội dung chính

• Chữ ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp bắt buộc phải được ký bằng mực màu xanh đúng không?
• Doanh nghiệp dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán thì có bị xử phạt vi phạm hành chính không?
• Khi tạm giữ chứng từ kế toán, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện những công việc gì?

Chữ ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp bắt buộc phải được ký bằng mực màu xanh đúng không?

Chữ ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp được quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật kế toán 2015 như sau:

Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Theo quy định thì doanh nghiệp hông được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Như vậy, chữ ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp không bắt buộc phải được ký bằng mực màu xanh nhưng cũng không được ký bằng mực màu đỏ.

Đồng thời cũng cần lưu ý là chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.

Chữ ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp bắt buộc phải được ký bằng mực màu xanh đúng không? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán thì có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Hình thức xử phạt đối với hành vi dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;

c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;

d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;

đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;

...

Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định như sau:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

...

Như vậy, theo quy định, trường hợp doanh nghiệp dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Khi tạm giữ chứng từ kế toán, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện những công việc gì?

Việc tạm giữ chứng từ kế toán được quy định tại khoản 4 Điều 21 Luật kế toán 2015 như sau:

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Như vậy, theo quy định, khi tạm giữ chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải:

- Sao chụp chứng từ bị tạm giữ, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán;

- Lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ và ký tên, đóng dấu.