Chứng từ điện tử là hồ sơ đăng ký thuế trong giao dịch thuế điện tử có được chuyển đổi sang chứng từ giấy không?

Nội dung chính

• Hồ sơ đăng ký thuế khi giao dịch thuế điện tử có phải là một loại chứng từ điện tử không?
• Chứng từ điện tử là hồ sơ đăng ký thuế trong giao dịch thuế điện tử có được chuyển đổi sang chứng từ giấy hay không?
• Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được lưu trữ như thế nào?

Hồ sơ đăng ký thuế khi giao dịch thuế điện tử có phải là một loại chứng từ điện tử không?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 119/2021/TT-BTC, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm các loại sau đây:

"a) Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế; hồ sơ khai thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát thông tin nộp thuế; thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ và các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

b) Chứng từ nộp NSNN điện tử: chứng từ nộp NSNN theo quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước (sau đây gọi là Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) dưới dạng điện tử, trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN.

c) Các thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.

d) Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư này. Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính (sau đây gọi là Nghị định số 165/2018/NĐ-CP)."

Căn cứ theo quy định trên, có thể thấy hồ sơ thuế điện tử là hồ sơ đăng ký thuế là một trong những chứng từ điện tử của hoạt động giao dịch thuế điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chứng từ điện tử là hồ sơ đăng ký thuế trong giao dịch thuế điện tử có được chuyển đổi sang chứng từ giấy hay không?

Chứng từ điện tử là hồ sơ đăng ký thuế trong giao dịch thuế điện tử có được chuyển đổi sang chứng từ giấy hay không?

Căn cứ khoản 3 Điều 6 Thông tư 119/2021/TT-BTC, chứng từ điện tử (trong trường hợp này là hồ sơ đăng ký thuế) khi muốn chuyển sang chứng từ giấy được quy định cụ thể như sau:

"3. Chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại:

Chứng từ điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy và ngược lại theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành."

Dẫn chiếu đến quy định tại Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, việc chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy được quy định như sau:

"Điều 7. Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự, thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

3. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

b) Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

c) Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

4. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ điện tử trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác."

Như vậy, căn cứ quy định trên, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có thể được chuyển sang chứng từ giấy theo đúng trình tự, thủ tục của pháp luật hiện hành và phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định.

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được lưu trữ như thế nào?

Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định cụ thể tại khoản 5 Điều 6 Thông tư 119/2021/TT-BTC như sau:

"5. Lưu trữ chứng từ điện tử: Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử, các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ và bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Giao dịch điện tử. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì phải tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy."

Như vậy, pháp luật hiện hành quy định cụ thể đối với các chứng từ được xem là chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử nói chung. Đồng thời, trường hợp muốn chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy, việc chuyển đổi phải được thực hiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.