Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được xem là hợp lệ phải đáp ứng các điều kiện gì? Có chuyển sang chứng từ giấy được hay không?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được xem là hợp lệ phải đáp ứng các điều kiện gì?
• Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng có chuyển sang chứng từ giấy được hay không?
• Các yêu cầu về bảo quản và lưu giữ chứng từ điện tử này như thế nào?

Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được xem là hợp lệ phải đáp ứng các điều kiện gì?

Căn cứ Điều 12 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định các chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được xem là hợp pháp, hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện gồm:

* Nội dung của chứng từ điện tử

Phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ;

- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ;

- Nội dung của nghiệp vụ phát sinh;

- Chữ ký, họ và tên của người lập và những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật.

Đối với chứng từ nghiệp vụ kế toán trong lĩnh vực ngân hàng thì còn cần có thêm các nội dung theo yêu cầu về chứng từ kế toán.

* Định dạng chứng từ điện tử

Định dạng của chứng từ điện tử phải đáp ứng:

- Phân biệt, nhận biết và truy cập được đến từng chứng từ điện tử.

- Xác định chi tiết vị trí, đặc điểm, kiểu, độ dài và các ràng buộc nghiệp vụ đối với từng yếu tố trên chứng từ điện tử.

- Bảo đảm việc truyền, nhận, xử lý, bảo quản, lưu trữ chứng từ một cách tự động trên các phương tiện điện tử.

* Được lập theo nguyên tắc sau:

- Lập đúng quy trình, mẫu định dạng và đầy đủ các thông tin quy định.

- Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ điện tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung của chứng từ điện tử.

- Phải ghi đầy đủ nội dung chứng từ điện tử

* Tuân theo quy định về lập, kiểm soát và ký chứng từ điện tử như sau:

- Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ giấy phải được kiểm tra sự khớp đúng giữa nội dung trên chứng từ điện tử với chứng từ giấy.

- Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ điện tử khác phải đảm bảo sự khớp đúng với nội dung chứng từ điện tử gốc.

- Trường hợp chứng từ điện tử được lập, kiểm soát qua nhiều bước phải kiểm tra:

+ Nội dung của chứng từ điện tử tại từng bước;

+ Chữ ký điện tử của người lập và người kiểm soát tại bước trước.

- Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác có trách nhiệm ký trên chứng từ điện tử phải ký chữ ký điện tử lên chứng từ điện tử sau khi hoàn thành phần việc được giao.

- Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin trên chứng từ.

- Bảo đảm tính pháp lý thông qua kiểm chứng nguồn gốc khởi tạo.

Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được xem là hợp lệ phải đáp ứng các điều kiện gì? Có chuyển sang chứng từ giấy được hay không?

Chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng có chuyển sang chứng từ giấy được hay không?

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 35/2007/NĐ-CP thì chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng được chuyển sang chứng từ giấy khi:

- Là chứng từ điện tử hợp pháp, hợp lệ

- Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của chứng từ điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

- Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

- Chứng từ điện tử đã thực hiện chuyển đổi được ghi thêm ký hiệu riêng để phân biệt.

Các yêu cầu về bảo quản và lưu giữ chứng từ điện tử này như thế nào?

Yêu cầu về hình thức bảo quản được quy định tại Điều 19 Nghị đinh 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 19. Hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Trường hợp cần thiết có thể chuyển đổi hình thức bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử sang lưu trữ bằng giấy."

Yêu cầu về việc bảo quản thực hiện theo Điều 20 Nghị định 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 20. Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu."

Yêu cầu đối với đơn vị bảo quản chứng từ điện tử được quy định tại Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP như sau:

"Điều 21. Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

1. Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

2. Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

3. Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử."