Chứng từ kế toán có được thuộc danh mục tài liệu bí mật của doanh nghiệp không? Nếu là tài liệu mật thì ai được quyền xem?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán có được thuộc danh mục tài liệu bí mật của doanh nghiệp không?
• Hóa đơn của doanh nghiệp có phải là chứng từ kế toán không?
• Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được quy định như thế nào?

Chứng từ kế toán có được thuộc danh mục tài liệu bí mật của doanh nghiệp không?

Căn cứ theo khoản 3, khoản 8 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

"Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

[...] 3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

[...] 18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán."

Và căn cứ theo Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

"Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ."

Theo quy định trên chứng từ kế toán cũng là tài liệu kế toán. Quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán anh có thể tham khảo tại Điều 41 Luật Kế toán 2015 và được hướng dẫn từ Điều 8 đến Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Chứng từ kế toán theo quy định phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Chứng từ kế toán có được xem là bí mật của doanh nghiệp hay không và những ai có thẩm quyền được xem chứng từ này trong doanh nghiệp còn tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp đó.

Tuy nhiên, thông thường chứng từ kế toán thường được bảo mật và chỉ có những người có thẩm quyền nhất định trong doanh nghiệp mới được quyền xem và sử dụng hoặc khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.

>>> Xem thêm: Tổng hợp 37 biểu mẫu chứng từ kế toán tải về

Chứng từ kế toán

Hóa đơn của doanh nghiệp có phải là chứng từ kế toán không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 20 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

"Điều 20. Hóa đơn

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế."

Như vậy hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 21 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

"Điều 21. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu."