Chứng từ kế toán là hóa đơn có thể được lưu trữ trong thời hạn bao lâu? Hết thời hạn lưu trữ thì có thể tiêu hủy không?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán là hóa đơn thì được lưu trữ trong thời hạn bao lâu?
• Tài liệu kế toán là hóa đơn sau khi hết thời hạn lưu trữ có được tiêu hủy hay không?
• Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán là hóa đơn được quy định như thế nào?

Tài liệu kế toán là hóa đơn thì được lưu trữ trong thời hạn bao lâu?

Căn cứ Điều 20 Luật Kế toán 2015 có quy định về hóa đơn như sau:

"Điều 20. Hóa đơn

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế."

Việc lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán được quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

"Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ."

Mà theo quy định tại khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 có quy định về tài liệu kế toán như sau:

"18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán."

Theo đó, tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành bao gồm chứng từ kế toán, trong đó có hóa đơn. Thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán được thực hiện cụ thể theo quy định tại khoản 5 Điều này, tùy từng trường hợp cụ thể.

Theo thông tin bạn cung cấp, số hóa đơn nói trên bạn sử dụng cho việc lập báo cáo tài chính, do đó thời hạn bảo quản và lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

>>> Xem thêm: Tổng hợp 37 biểu mẫu chứng từ kế toán tải về

Tài liệu kế toán là hóa đơn thì được lưu trữ trong thời hạn bao lâu? (Hình từ Internet)

Tài liệu kế toán là hóa đơn sau khi hết thời hạn lưu trữ có được tiêu hủy hay không?

Căn cứ Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

"Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó."

Theo đó, trường hợp tài liệu kế toán là hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán là hóa đơn được quy định như thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

"Điều 17. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy."

Căn cứ các quy định trên, trong trường hợp tài liệu kế toán là hóa đơn nếu được tiêu hủy thì sẽ thực hiện theo thủ tục trên.