Có bắt buộc phải in sổ kế toán ra giấy đối với sổ ghi bằng phương thức điện tử sau khi khóa sổ hay không?

Nội dung chính

• Sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử có sai sót thì có phải in ra giấy và tẩy xóa để sửa chữa không?
• Có bắt buộc phải in sổ kế toán ra giấy đối với sổ ghi bằng phương thức điện tử sau khi khóa sổ hay không?
• Doanh nghiệp không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ kế toán thì bị xử lý như thế nào?

Sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử có sai sót thì có phải in ra giấy và tẩy xóa để sửa chữa không?

Theo quy định tại Điều 27 Luật Kế toán 2015, việc sửa chữa sổ kế toán được quy định như sau:

"Điều 27. Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

a) Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

b) Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

c) Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

2. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

3. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.

4. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này."

Như vậy, đối với sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử, trường hợp có sai sót, bạn không cần phải in sổ ra giấy và tẩy xóa, mà sẽ sửa chữa bằng cách ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

In sổ kế toán ra giấy (Hình từ Internet)

Có bắt buộc phải in sổ kế toán ra giấy đối với sổ ghi bằng phương thức điện tử sau khi khóa sổ hay không?

Căn cứ Điều 26 Luật Kế toán 2015 có quy định như sau:

"Điều 26. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán

1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

3. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

6. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này, trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ."

Theo đó, trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì sau khi khóa sổ kế toán, doanh nghiệp phải in sổ kế toán ra giấy và đóng đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ.

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Doanh nghiệp không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ kế toán thì bị xử lý như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP có quy định xử phạt về các hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán như sau:

"Điều 9. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

[...]

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định;

c) Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định.

Như vậy, trường hợp sổ kế toán ghi trên phương tiện điện tử phải in ra giấy mà doanh nghiệp không thực hiện đúng theo quy định trên thì có thể bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng.

Đối với tổ chức, mức phạt tiền gấp hai lần mức phạt nói trên, tức sẽ từ 6 triệu đến 10 triệu đồng (căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).