Có bắt buộc phải lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản chính hay không? Trường hợp nào có thể lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản sao chụp?

Nội dung chính

• Có bắt buộc phải lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản chính không? Trường hợp nào có thể lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản sao chụp?
• Ai là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán?
• Nếu tài liệu kế toán bị mất thì các đơn vị kế toán có có trách nhiệm gì?

Có bắt buộc phải lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản chính không? Trường hợp nào có thể lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản sao chụp?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán.

Tuy nhiên, trừ một số trường hợp sau đây thì có thể lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản sao chụp:

(1) Tài liệu kế toán thuộc một trong các trường hợp sau đây nếu chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp:

- Trường hợp đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài.

Lưu ý: Chứng từ kế toán sao chụp sử dụng tại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.

- Trường hợp dự án, chương trình, đề tài do một cơ quan, đơn vị chủ trì nhưng được triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí dự án, chương trình, đề tài.

Trường hợp có quy định phải gửi chứng từ về cơ quan, đơn vị chủ trì thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán và gửi bản sao chụp có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị cho cơ quan, đơn vị chủ trì.

(2) Trong thời gian tài liệu kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo Biên bản giao nhận tài liệu kế toán.

(3) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán là bản sao chụp, cụ thể:

- Nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán.

- Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Lưu ý: Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được vì đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì:

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng, lập Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó. Đồng thời, đơn vị kế toán phải lưu trữ Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được.

Lưu trữ tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Ai là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán?

Căn cứ theo Điều 41 Luật kế toán 2015 quy định về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

...

Như vậy, theo quy định nêu trên thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Nếu tài liệu kế toán bị mất thì các đơn vị kế toán có có trách nhiệm gì?

Căn cứ theo Điều 42 Luật kế toán 2015 quy định cụ thể rằng khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

Lưu ý: Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng biện pháp tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng và biện pháp liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.