Có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức gửi email cho các cổ đông hay không? Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải thể hiện những nội dung nào?

Nội dung chính

• Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải thể hiện những nội dung nào?
• Để có thể tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì phải đáp ứng được những điều kiện nào?
• Có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức gửi email cho các cổ đông hay không?

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải thể hiện những nội dung nào?

Căn cứ Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

2. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

3. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.

Theo đó, danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải:

- Có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân.

- Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức.

- Số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

Có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức gửi email cho các cổ đông hay không? Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải thể hiện những nội dung nào?

Để có thể tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì phải đáp ứng được những điều kiện nào?

Căn cứ Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về điều kiện để tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

2. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

3. Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 142 của Luật này.

Theo đó, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông chỉ có thể tiến hành khi số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết;

Nếu không thực hiện được cuộc họp Đại hội cổ đông lần thứ nhất không đủ điều kiện thì phải thông báo mời họp lần thứ hai. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên.

Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai không đủ điều kiện thì thực hiện thông báo mời họp lần thử ba và cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức gửi email cho các cổ đông hay không?

Căn cứ Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc mời họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

Mời họp Đại hội đồng cổ đông

1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

2. Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết.

4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.

Theo quy định trên thì doanh nghiệp có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông theo hai cách:

- Cách 1: Thông báo mời hợp được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ của cổ đông;

- Cách 2: Thông báo mời hợp được đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.

Quy định trên không đề cập đến việc gửi email mời họp. Nếu đơn vị không muốn gửi thư mời họp bằng phương thức bảo đảm qua bưu điện thì có thể lựa chọn cách 2, đồng thời kết hợp với việc gửi email thông báo.