Công chức thuộc Kiểm toán Nhà nước nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội có trách nhiệm như thế nào trong việc giao nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ?

Nội dung chính

• Công chức thuộc Kiểm toán Nhà nước nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội có trách nhiệm như thế nào trong việc giao nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ?
• Thời hạn nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào bộ phận lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước là bao lâu?
• Thủ tục giao nhận hồ sơ kiểm toán vào bộ phận lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước như thế nào?

Công chức thuộc Kiểm toán Nhà nước nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội có trách nhiệm như thế nào trong việc giao nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ

1. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

a) Người lập hồ sơ phải có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị (Phòng Tổng hợp thuộc các đơn vị tham mưu, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành; Văn phòng thuộc các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp) theo thời hạn được quy định tại Khoản 3 Điều này.

Công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

b) Các Đoàn kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, các vụ tham mưu có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán về lưu trữ của đơn vị (do Phòng Tổng hợp quản lý). Các Đoàn kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước khu vực có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán về Văn phòng thuộc Kiểm toán Nhà nước khu vực.

2. Trách nhiệm nhận hồ sơ, tài liệu của lưu trữ.

Lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ để quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

...

Theo quy định trên, người lập hồ sơ phải có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ của đơn vị (Phòng Tổng hợp thuộc các đơn vị tham mưu, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành; Văn phòng thuộc các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp) theo thời hạn quy định.

Công chức thuộc Kiểm toán Nhà nước khi nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

Giao nhận hồ sơ kiểm toán vào bộ phận lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Thời hạn nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào bộ phận lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước là bao lâu?

Căn cứ theo điểm c khoản 3 Điều 25 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014, được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Quyết định 1616/QĐ-KTNN năm 2018 quy định như sau:

Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ

...

3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Đối với tài liệu hành chính: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

b) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

c) Đối với hồ sơ kiểm toán: sau 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý; hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại Phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý. Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tối thiểu 10 năm đến khi có Quyết định tiêu hủy tài liệu của Tổng Kiểm toán nhà nước.

...

Như vậy, đối với hồ sơ kiểm toán, thời hạn nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào bộ phận lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước sau 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, các đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý;

Hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại Phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý.

Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tối thiểu 10 năm đến khi có Quyết định tiêu hủy tài liệu của Tổng Kiểm toán nhà nước.

Thủ tục giao nhận hồ sơ kiểm toán vào bộ phận lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước như thế nào?

Theo khoản 4 Điều 25 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ

...

4. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, đơn vị hoặc công chức, viên chức giao tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, lưu trữ giữ 01 bản.

Theo quy định trên, khi giao nộp hồ sơ kiểm toán, đơn vị hoặc công chức, viên chức giao tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, lưu trữ giữ 01 bản.