Công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ khi hoàn thành công trình xây dựng không? Thời hạn nộp và bảo lưu hồ sơ công trình xây dựng cơ bản là bao lâu?

Nội dung chính

• Công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng không?
• Thời gian nộp hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?
• Thời gian bảo quản hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng không?

Căn cứ Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau:

- Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định này trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

- Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.

- Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.

- Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

- Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 174/2021/TT-BQP thì các bộ phận công trình bị che khuất, che lấp phải có hình ảnh (ảnh chụp, video) do tư vấn giám sát, nhà thầu thi công xây dựng thực hiện để phục vụ công tác kiểm tra, nghiệm thu. Hình ảnh ghi lại phải rõ nét, thể hiện được hình khối, quy cách, thời gian, vị trí thực hiện. Thời gian lưu trữ hình ảnh do chủ đầu tư quy định nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành công trình.

Thời gian nộp và bảo quản hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Tải trọn bộ các văn bản về việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng: Tải về

Thời gian nộp hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Căn cứ Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Như vậy, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản phải được nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Thời gian bảo quản hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán trong lưu trữ cơ quan là bao lâu?

Theo Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV (Có hiệu lực từ 15/02/2023) quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như sau:

Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Thông tư này.

3. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

4. Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định.

Và như trên đã đề cập tại khoản 4 Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

Trước đây, quy định về thời hạn lưu trữ các loại hồ sơ xây dựng cơ bản và Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 09/2011/TT-BNV (Hết hiệu lực từ 15/02/2023) trong đó: