Để Phiếu xuất kho điện tử được coi là hóa đơn điện tử cần có các thông tin bắt buộc nào? Hướng dẫn cách ghi chi tiết Phiếu xuất kho? Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Phiếu xuất kho?

Nội dung chính

• Mục đích của việc lập Phiếu xuất kho? Hướng dẫn cách ghi chi tiết Phiếu xuất kho? Mẫu Phiếu xuất kho?
• Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Phiếu xuất kho?
• Để Phiếu xuất kho điện tử được coi là hóa đơn điện tử cần có các thông tin bắt buộc nào?

Mục đích của việc lập Phiếu xuất kho? Hướng dẫn cách ghi chi tiết Phiếu xuất kho? Mẫu Phiếu xuất kho?

Mục đích của việc lập Phiếu xuất kho?

Theo quy định được quy định tại Mẫu số 02 - VT Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC - Mẫu Phiếu xuất kho thì:

Mục đích của việc lập Phiếu xuất kho là nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Hướng dẫn cách ghi chi tiết Phiếu xuất kho?

Hướng dẫn cách ghi chi tiết Phiếu xuất kho được hướng dẫn tại Mẫu số 02 - VT Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC - Mẫu Phiếu xuất kho, cụ thể như sau:

Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.

- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.

Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Ngoài ra:

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và qui định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần).

Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.

Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Mẫu Phiếu xuất kho?

Mẫu Phiếu xuất kho là Mẫu số 02 - VT Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Tải về Mẫu Phiếu xuất kho.

Để Phiếu xuất kho điện tử được coi là hóa đơn điện tử cần có các thông tin bắt buộc nào? (Hình từ Internet)

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Phiếu xuất kho?

(i) Về đối tượng sử dụng Mẫu Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC về đối tượng áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

(ii) Lưu ý khi sử dụng mẫu Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Đối chiếu với quy định tại Điều 117 Thông tư 200/2014/TT-BTC về hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:

Theo đó:

- Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế mẫu Phiếu xuất kho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

- Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế mẫu Phiếu xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

- Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.

Để Phiếu xuất kho điện tử được coi là hóa đơn điện tử cần có các thông tin bắt buộc nào?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về loại hóa đơn:

Loại hóa đơn

...

6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Như vậy, có 02 loại Phiếu xuất kho điện tử được in, phát hành, sử dụng quản lý, như hóa đơn điện tử bao gồm:

(i) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và

(ii) Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Theo đó, để Phiếu xuất kho điện tử được coi là hóa đơn điện tử cần có các thông tin bắt buộc sau (căn cứ tại điểm g khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

- Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể:

+ Tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng;

+ Tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển;

+ Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

- Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể:

+ Ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân;

+ Họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.