Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng là gì? Giá trị của chứng từ điện tử được quy định thế nào?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng phải có những nội dung nào?
• Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng là gì?
• Giá trị của chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng được quy định thế nào?

Chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng phải có những nội dung nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN quy định về chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử và giá trị chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán ngân hàng phải có đủ các nội dung quy định tại Điều 5 Chế độ này và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình sử dụng, xử lý truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và các thiết bị lưu trữ khác.

...

Theo đó, chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng phải có những nội dung được quy định tại Điều 5 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình sử dụng, xử lý truyền tin và lưu trữ.

Và chứng từ điện tử được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và các thiết bị lưu trữ khác.

Chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng (Hình từ Internet)

Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng là gì?

Theo khoản 2 Điều 6 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN quy định về điều kiện sử dụng chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử và giá trị chứng từ điện tử

...

2. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử:

a. Ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin và các thiết bị phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;

- Có đội ngũ cán bộ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán.

- Đáp ứng được các điều kiện quy định tại tiết b và tiết c khoản 2 Điều này.

b. Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện giao dịch, thanh toán qua ngân hàng phải có văn bản đề nghị và thỏa thuận với ngân hàng (nơi mở tài khoản) về các điều kiện:

- Chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử.

- Phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.

- Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định và phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do vô tình hay cố ý để lộ chữ ký điện tử, dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng.

c. Ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải áp dụng các biện pháp bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản phải được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ các thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

...

Theo đó, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng là những điều kiện được quy định tại khoản 2 Điều 6 nêu trên.

Giá trị của chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng được quy định thế nào?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN về giá trị chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử và giá trị chứng từ điện tử

...

3. Việc chuyển đổi Chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch, thanh toán phải thực hiện theo đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng; đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi và chứng từ được chuyển đổi và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi phải ghi ký hiệu "ĐCH" (đã chuyển hoá). Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Như vậy, việc chứng từ điện tử trong kế toán ngân hàng có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy.

Và chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.