Doanh nghiệp chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài có cần lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không?

Nội dung chính

• Việc chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài có phải là hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không?
• Doanh nghiệp chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài có cần lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không?
• Khi doanh nghiệp chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài thành công thì có phải thông báo với Bộ Công an không?

Việc chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài có phải là hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không?

Căn cứ tại khoản 14 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được định nghĩa như sau:

14. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là hoạt động sử dụng không gian mạng, thiết bị, phương tiện điện tử hoặc các hình thức khác chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam tới một địa điểm nằm ngoài lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoặc sử dụng một địa điểm nằm ngoài lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam để xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam, bao gồm:

a) Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam cho tổ chức, doanh nghiệp, bộ phận quản lý ở nước ngoài để xử lý phù hợp với mục đích đã được chủ thể dữ liệu đồng ý;

...

Như vậy, việc chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài là một trong những hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Lưu ý: theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý đúng với mục đích đã được Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba đăng ký, tuyên bố về xử lý dữ liệu cá nhân.

Doanh nghiệp chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài có cần lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài:

Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

1. Dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam được chuyển ra nước ngoài trong trường hợp Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài và thực hiện các thủ tục theo quy định tại khoản 3, 4 và 5 Điều này. Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài bao gồm Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba.

...

Như vậy, doanh nghiệp khi tiến hành chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài thì phải lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định.

Trong đó, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, gồm (khoản 2 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP):

- Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên chuyển dữ liệu và Bên tiếp nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam;

- Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách của Bên chuyển dữ liệu có liên quan tới việc chuyển và tiếp nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam;

- Mô tả và luận giải mục tiêu của các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của Công dân Việt Nam sau khi được chuyển ra nước ngoài;

- Mô tả và làm rõ loại dữ liệu cá nhân chuyển ra nước ngoài;

- Mô tả và nêu rõ sự tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Nghị định này, chi tiết các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

- Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó;

- Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu theo quy định tại Điều 11 Nghị định này trên cơ sở biết rõ cơ chế phản hồi, khiếu nại khi có sự cố hoặc yêu cầu phát sinh;

- Có văn bản thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân chuyển và nhận dữ liệu cá nhân của Công dân Việt Nam về việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Doanh nghiệp chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài có cần lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không? (Hình từ Internet)

Khi doanh nghiệp chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài thành công thì có phải thông báo với Bộ Công an không?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài:

Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

...

4. Bên chuyển dữ liệu thông báo gửi Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) thông tin về việc chuyển dữ liệu và chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách bằng văn bản sau khi việc chuyển dữ liệu diễn ra thành công.

...

Như vậy, doanh nghiệp phải thông báo gửi Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) thông tin về việc chuyển dữ liệu và chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách bằng văn bản sau khi việc chuyển thông tin nhân sự Việt Nam sang công ty mẹ nước ngoài thành công.