Doanh nghiệp có bắt buộc xây dựng quy chế bảo quản tài liệu kế toán hay không? Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn có thể bị phạt bao nhiêu?

Nội dung chính

• Các doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán hay không?
• Doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn có thể bị xử phạt như thế nào?
• Doanh nghiệp phải lưu trữ tài liệu kế toán bao nhiêu năm?

Các doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán hay không?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

...

2. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

Như vậy, theo quy định hiện nay thì các doanh nghiệp phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.

Trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định.

Bảo quản tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn có thể bị xử phạt như thế nào?

Theo điểm b khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Lưu ý: Mức mức phạt tiền được quy định trên đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

Như vậy, tùy theo hành vi vi phạm cụ thể, nếu doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Doanh nghiệp phải lưu trữ tài liệu kế toán bao nhiêu năm?

Căn cứ theo khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Theo đó, tùy thuộc vào tính chất, mục đích sử dụng,.. của từng loại tài liệu kế toán mà thời hạn lưu trữ có thể sẽ là 05 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn theo như quy định nêu trên.

Đồng thời, không phải mọi loại tài liệu kế toàn đều phải thực hiện lưu trữ mà chỉ những tài liệu kế toán thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì doanh nghiệp mới phải đưa vào lưu trữ.