Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh khác so với nơi đặt trụ sở doanh nghiệp được không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh khác so với nơi đặt trụ sở doanh nghiệp được không?
• Tên của văn phòng đại diện cần đảm bảo những yêu cầu nào?
• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện có cần thực hiện thủ tục công bố thông tin bất thường hay không?

Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh khác so với nơi đặt trụ sở doanh nghiệp được không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được quy định như sau:

"Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

...

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp."

Việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp được quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

"Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện..."

Từ những quy định trên, có thể thấy doanh nghiệp được quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, đồng thời có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Do đó, trường hợp doanh nghiệp bạn muốn thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác so với nơi đặt trụ sở doanh nghiệp thì vẫn có thể thực hiện được, pháp luật không cấm doanh nghiệp thực hiện hoạt động này. Thành phần hồ sơ để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:

"Điều 31. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh

1. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện."

Như vậy, để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ như trên.

Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh khác so với nơi đặt trụ sở doanh nghiệp được không?

Tên của văn phòng đại diện cần đảm bảo những yêu cầu nào?

Căn cứ Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên văn phòng đại diện được quy định như sau:

"Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.

3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành."

Doanh nghiệp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cần đảm bảo tuân thủ những quy định trên khi đặt tên văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện có cần thực hiện thủ tục công bố thông tin bất thường hay không?

Căn cứ Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về những trường hợp công bố thông tin bất thường như sau:

"Điều 110. Công bố thông tin bất thường

1. Công ty phải công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của công ty về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây:

a) Tài khoản của công ty bị phong tỏa hoặc được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong tỏa;

b) Tạm ngừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;

c) Sửa đổi, bổ sung nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;

d) Thay đổi thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán, Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên;

đ) Có quyết định kỷ luật, khởi tố, có bản án, quyết định của Tòa án đối với người quản lý doanh nghiệp;

e) Có kết luận của cơ quan thanh tra hoặc của cơ quan quản lý thuế về việc vi phạm pháp luật của doanh nghiệp;

g) Có quyết định thay đổi tổ chức kiểm toán độc lập hoặc bị từ chối kiểm toán báo cáo tài chính;

h) Có quyết định thành lập, giải thể, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; quyết định đầu tư, giảm vốn hoặc thoái vốn đầu tư tại các công ty khác.

2. Chính phủ quy định chi tiết Điều này."

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp bạn thành lập văn phòng đại diện thì cần công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra sự kiện thành lập văn phòng đại diện.