Đối với mỗi loại văn bản (văn bản giấy, văn bản điện tử) trong cơ quan, tổ chức đảng thì nội dung lập hồ sơ gồm sẽ gồm những gì?

Nội dung chính

• Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức đảng được quy định như thế nào?
• Đối với mỗi loại văn bản (văn bản giấy, văn bản điện tử) trong cơ quan, tổ chức đảng thì nội dung lập hồ sơ gồm sẽ gồm những gì?
• Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng là bao lâu?

Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức đảng được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 5 Quy định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định như sau:

Nhiệm vụ của văn thư cơ quan

1. Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

2. Tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao văn bản đến; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

3. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản quản lý tại văn thư.

4. Quản lý sổ đăng ký văn bản.

5. Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức đảng theo quy định.

6. Tiếp nhận, đăng ký, phát hành và chuyển giao văn bản đi, văn bản đến của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... do cơ quan, tổ chức đảng là cơ quan thường trực.

Tổ chức đảng (Hình từ Internet)

Đối với mỗi loại văn bản (văn bản giấy, văn bản điện tử) trong cơ quan, tổ chức đảng thì nội dung lập hồ sơ gồm sẽ gồm những gì?

Căn cứ theo Điều 24 Quy định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định như sau:

Nội dung lập hồ sơ

1. Đối với văn bản giấy, nội dung lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.

2. Đối với văn bản điện tử: Việc lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức đảng được tiến hành song song với hồ sơ tài liệu giấy và bảo đảm chính xác như hồ sơ tài liệu giấy.

Nội dung lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Như vậy nội dung lập hồ sơ đối với văn bản giấy và văn bản điện tử trong cơ quan, tổ chức đảng được thực hiện như trên.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng là bao lâu?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Quy định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định như sau:

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải đủ, đúng thành phần; việc giao nộp được thực hiện đúng thời hạn và theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

a) Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu hành chính.

b) Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

c) Tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, micrôphim, tài liệu ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử nộp lưu cùng tài liệu giấy.

d) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a) Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê thành mục lục hồ sơ và giao nộp hồ sơ (có mục lục hồ sơ kèm theo) vào lưu trữ cơ quan.

b) Lưu trữ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp lưu và lập biên bản giao nhận thành 2 bản, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp giữ 1 bản, lưu trữ cơ quan giữ 1 bản. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và lãnh đạo đơn vị giao, nhận hồ sơ, tài liệu.

Như vậy thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng là:

- Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu hành chính.

- Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

- Tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, micrôphim, tài liệu ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử nộp lưu cùng tài liệu giấy.

- Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu đối với trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.