Đối với mỗi văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng thì văn thư cơ quan phải đóng dấu đến vào vị trí nào?

Nội dung chính

• Đối với mỗi văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng thì văn thư cơ quan phải đóng dấu đến vào vị trí nào?
• Các hình thức sao văn bản trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đảng được quy định như thế nào?
• Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao văn bản trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đảng có giá trị pháp lý như thế nào?

Đối với mỗi văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng thì văn thư cơ quan phải đóng dấu đến vào vị trí nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Quy định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định như sau:

Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Mỗi văn bản gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến. Số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm.

Mẫu dấu đến tại Phụ lục 03.

b) Văn thư cơ quan số hoá văn bản đến theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

c) Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính của cơ quan, tổ chức đảng hoặc mạng thông tin diện rộng của Đảng. Văn bản đến đăng ký trên cơ sở dữ liệu phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến tại Phụ lục 04.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Cập nhật các trường thông tin và gắn tệp văn bản vào cơ sở dữ liệu.

b) Trường hợp cần in văn bản điện tử đến có chữ ký số sang văn bản giấy thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, số văn bản đến lấy thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Văn bản mật đến được mở sổ đăng ký và quản lý riêng theo quy định của cơ quan có thẩm quyền về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến tại Phụ lục 05.

4. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết trừ những văn bản đến được cơ quan, tổ chức đảng quy định riêng.

Như vậy đối với mỗi văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng thì văn thư cơ quan phải đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến.

Số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm.

Tổ chức đảng (Hình từ Internet)

Các hình thức sao văn bản trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đảng được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 20 Quy định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định như sau:

Các hình thức sao

1. Sao y gồm:

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức đảng.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao, bản trích sao văn bản được thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Như vậy trong công tác văn thư của các cơ quan, tô chức đảng có các hình thức sao văn bản như sau:

- Sao y;

- Sao lục;

- Trích sao.

Và thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao, bản trích sao văn bản được thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao văn bản trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đảng có giá trị pháp lý như thế nào?

Căn cứ theo Điều 21 Quy định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định như sau:

Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định và có giá trị pháp lý như bản chính.

Như vậy bản sao y, bản sao lục và bản trích sao văn bản trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đảng có giá trị pháp lý như bản chính.