Giấy tờ sao y bản chính có thời hạn sử dụng trong bao lâu? Tại sao một số bản sao y lại có thời hạn sử dụng khác nhau?

Nội dung chính

• Thời hạn của giấy tờ sao y, công chứng được quy định như thế nào?
• Tại sao bản sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân lại bị trả do quá hạn?
• Có thể sao y bản chính ở đâu?

Thời hạn của giấy tờ sao y, công chứng được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 5 Luật Công chứng 2014 về giá trị pháp lý của văn bản công chứng:

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Và Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Căn cứ quy định trên, hiện không có quy định thời hạn của giấy tờ sao y, công chứng. Do đó, nếu không có sự thay đổi nội dung trên bản gốc thì giấy tờ sao y, công chứng vẫn có giá trị mà không có quy định về thời hạn sử dụng. Tuy nhiên, trên thực tế thông thường các cơ quan có thẩm quyền hay các nơi yêu cầu bản sao y, công chứng thì sẽ yêu cầu thời hạn trước 06 tháng để tránh có sự thay đổi và hạn chế rủi ro.

Giấy tờ sao y bản chính có thời hạn sử dụng trong bao lâu?

Tại sao bản sao y giấy xác nhận tình trạng hôn nhân lại bị trả do quá hạn?

Trường hợp trên của bạn bị từ chối do giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bạn đã quá thời hạn 6 tháng, được quy định tại khoản 1 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Ngoài giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì một số giấy tờ khác cũng có quy định về thời hạn sử dụng như chứng mình nhân dân/ căn cước công dân (15 năm), phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), các loại hợp đồng có quy định về thời gian có hiệu lực như hợp đồng cho thuê. Như vậy, sẽ căn cứ vào giá trị sử dụng của bản gốc để làm căn cứ xác định thời hạn sử dụng của giấy tờ sao y, công chứng.

Có thể sao y bản chính ở đâu?

Căn cứ vào Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì tùy vào loại giấy tờ, tài liệu cần chứng thực mà cơ quan tiến hành chứng thực sẽ khác nhau, cụ thể:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

+ Chứng thực di chúc;

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ khoản 2 điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:

+Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

- Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Như vậy tùy vào loại giấy cần sao y thì người cần sao y, công chứng có thể tới Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân phường/ xã; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực; Văn phòng công chứng.