Hồ sơ công chức được bảo quản trong thời hạn bao lâu theo quy định của pháp luật? Công chức phụ trách bảo quản có được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại không?

Nội dung chính

• Khi bảo quản hồ sơ công chức thì phải đảm báo các điều kiện về cơ sở vật chất và chế độ bảo quản như thế nào?
• Hồ sơ công chức được bảo quản trong thời hạn bao lâu theo quy định của pháp luật?
• Thực hiện công tác bảo quản hồ sơ công chức thì công chức làm công tác quản lý hồ sơ có được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại không?

Khi bảo quản hồ sơ công chức thì phải đảm báo các điều kiện về cơ sở vật chất và chế độ bảo quản như thế nào?

Căn cứ Điều 10 Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành kèm theo Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB năm 2013 quy định về điều kiện của cơ sở vật chất và chế độ bảo quản hồ sơ công chức như sau:

Điều kiện cơ sở vật chất và chế độ bảo quản hồ sơ công chức, viên chức

1. Nơi bảo quản hồ sơ: bố trí phòng, kho lưu giữ hồ sơ, đảm bảo các điều kiện thoáng mát, tránh ẩm ướt.

2. Trang bị đầy đủ giá, tủ đựng hồ sơ.

3. Từng bước hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ, cập nhật, xây dựng, khai thác hồ sơ điện tử, bổ sung, nâng cấp trang thiết bị, gồm:

a) Trang bị máy tính, mạng máy tính và phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức để tra cứu và khai thác được nhanh chóng, kịp thời;

b) Trang bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác tra cứu, khai thác, sử dụng; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ công chức, viên chức, giảm dần việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc khi khai thác, quản lý.

Theo đó nơi bảo quản hồ sơ: bố trí phòng, kho lưu giữ hồ sơ, đảm bảo các điều kiện thoáng mát, tránh ẩm ướt và phải trang bị đầy đủ giá, tủ đựng hồ sơ.

Thực hiện hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ, cập nhật, xây dựng, khai thác hồ sơ điện tử, bổ sung, nâng cấp trang thiết bị, gồm:

- Trang bị máy tính, mạng máy tính và phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức để tra cứu và khai thác được nhanh chóng, kịp thời;

- Trang bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác tra cứu, khai thác, sử dụng; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ công chức, viên chức, giảm dần việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc khi khai thác, quản lý.

Hồ sơ công chức được bảo quản trong thời hạn bao lâu theo quy định của pháp luật? (Hình từ Internet)

Hồ sơ công chức được bảo quản trong thời hạn bao lâu theo quy định của pháp luật?

Căn cứ khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ công chức như sau:

Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức

...

4. Những thành phần hồ sơ gốc của công chức quy định tại Điểm a, Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV) và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV. Hồ sơ gốc của công chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn, trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức thực hiện như sau:

a) Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc như quy định tại Khoản 1 Điều này thì cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm yêu cầu công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư này về chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức;

b) Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Điểm a Khoản này thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 1 Điều này như đối với công chức tuyển dụng lần đầu.

Từ quy định nêu trên thì hồ sơ công chức (hồ sơ gốc của công chức) thuộc thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Thực hiện công tác bảo quản hồ sơ công chức thì công chức làm công tác quản lý hồ sơ có được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại không?

Căn cứ khoản 4 Điều 14 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về chế độ bảo quản hồ sơ công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức

...

4. Chế độ bảo quản hồ sơ công chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm bảo các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;

d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính như quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ;

đ) Công chức làm công tác quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước.

...

Như vậy, công chức làm công tác quản lý hồ sơ sẽ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước.