Hồ sơ kiểm toán có được lưu trữ bằng hình thức điện tử hay không? Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ thì có được tiêu hủy không?

Nội dung chính

• Hồ sơ kiểm toán được bảo quản, lưu trữ bằng hình thức điện tử được không?
• Hồ sơ kiểm toán điện tử được lưu trữ, khai thác, sử dụng thế nào?
• Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ thì xử lý thế nào?

Hồ sơ kiểm toán được bảo quản, lưu trữ bằng hình thức điện tử được không?

Theo Điều 18 Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán như sau:

- Doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

- Hồ sơ kiểm toán có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử.

- Doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục về lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

Căn cứ quy định trên, ta thấy hồ sơ kiểm toán có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử.

Lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán điện tử được lưu trữ, khai thác, sử dụng thế nào?

Việc lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán điện tử và hồ sơ, tài liệu về các dịch vụ khác được thực hiện theo Điều 21 Nghị định 17/2012/NĐ-CP như sau:

- Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử là các băng từ, đĩa từ… phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

- Trường hợp hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

- Việc lưu trữ, khai thác, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử thực hiện theo quy định tại các Điều 18, 19, 20 Nghị định này.

- Việc lập, bảo quản lưu trữ, tiêu hủy và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu về các dịch vụ khác quy định tại điểm b khoản 1 Điều 40 Luật kiểm toán độc lập 2011 được thực hiện như đối với hồ sơ kiểm toán theo quy định tại các Điều 18, 19, 20 và khoản 1, khoản 2 Điều 21 Nghị định này.

Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ thì xử lý thế nào?

Theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định về thời hạn của hồ sơ kiểm toán như sau: Doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục về lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

Căn cứ Điều 20 Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán như sau:

- Hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

- Hồ sơ kiểm toán lưu trữ của doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài nào thì doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh đó thực hiện tiêu hủy.

- Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng giấy thì doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng phương pháp khác nhưng phải bảo đảm các thông tin, số liệu trong hồ sơ kiểm toán đã tiêu hủy không thể sử dụng lại được.

- Hồ sơ kiểm toán lưu trữ bằng dữ liệu điện tử được tiêu hủy phù hợp với quy định của pháp luật có liên quan.

- Thủ tục tiêu hủy tài liệu kiểm toán:

+ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán, giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng phải có: Lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam, đại diện của bộ phận lưu trữ và đại diện bộ phận chuyên môn;

+ Hội đồng tiêu hủy hồ sơ kiểm toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại hồ sơ kiểm toán, lập “Danh mục hồ sơ kiểm toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ”;

+ “Biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy hồ sơ kiểm toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại hồ sơ kiểm toán đã tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Theo quy định trên, trường hợp hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ thì được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán (trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

Như vậy, ta thấy hồ sơ kiểm toán có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán điện tử phải thực hiện theo quy định của pháp luật. Trường hợp hồ sơ kiểm toán hết hạn thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán có quyền quyết định việc tiêu hủy hồ sơ đó (trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).