Hồ sơ thẩm định giá có được lưu trữ hay không? Nếu có thì được lưu trữ trong thời hạn tối đa là bao lâu?

Nội dung chính

• Hồ sơ thẩm định giá có được lưu trữ hay không?
• Hồ sơ thẩm định giá được lưu trữ trong thời hạn tối đa là bao lâu?
• Hồ sơ thẩm định giá đã được lưu trữ thì có thể sử dụng lại trong trường hợp nào?
• Chi phí thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động thẩm định giá được lấy từ đâu?

Hồ sơ thẩm định giá có được lưu trữ hay không?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 38/2014/TT-BTC có quy định về lưu trữ và khai thác hồ sơ thẩm định giá như sau:

"Điều 7. Lưu trữ và khai thác hồ sơ thẩm định giá

1. Hồ sơ thẩm định giá phải đưa vào lưu trữ bằng giấy và dữ liệu điện tử kể từ ngày phát hành Chứng thư thẩm định giá.

a) Đối với lưu trữ bằng giấy:

Doanh nghiệp thẩm định giá phải lưu trong hồ sơ thẩm định giá, bao gồm: hợp đồng thẩm định giá và biên bản thanh lý hợp đồng thẩm định giá (nếu có), văn bản đề nghị thẩm định giá, báo cáo kết quả thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá, toàn bộ tài liệu và thông tin cần thiết để hình thành kết quả thẩm định giá, các tài liệu khác theo quy định tại Tiêu chuẩn thẩm định giá Việt Nam và quy định của pháp luật.

Hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ bằng giấy phải có hệ thống, được phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo từng hợp đồng thẩm định giá hoặc văn bản yêu cầu, đề nghị thẩm định giá.

b) Đối với lưu trữ điện tử:

Hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ điện tử phải có hệ thống và gồm các nội dung cơ bản tại báo cáo kết quả thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá, các phụ lục và bảng tính kèm theo (nếu có)."

Như vậy hồ sơ thẩm định giá phải đưa vào lưu trữ bằng giấy và dữ liệu điện tử kể từ ngày phát hành Chứng thư thẩm định giá theo quy định của pháp luật hiện hành. Yêu cầu đối với từng trường hợp lưu trữ được quy định khác nhau, cụ thể như trên.

Hồ sơ thẩm định giá được lưu trữ trong thời hạn tối đa là bao lâu?

Hồ sơ thẩm định giá được lưu trữ trong thời hạn tối đa là bao lâu? (Hình từ internet)

Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 38/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Thông tư 60/2021/TT-BTC thời hạn lưu trữ hồ sơ thẩm định giá được quy định như sau:

2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 (mười) năm đối với hồ sơ thẩm định giá kể từ ngày phát hành chứng thư thẩm định giá. Doanh nghiệp thẩm định giá phải có biện pháp để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ thẩm định giá trong thời hạn lưu trữ.

Theo đó, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 (mười) năm đối với hồ sơ thẩm định giá kể từ ngày phát hành chứng thư thẩm định giá. Như vậy, pháp luật hiện hành không quy định thời hạn lưu trữ tối đa đối với hồ sơ thẩm định giá.

Hồ sơ thẩm định giá đã được lưu trữ thì có thể sử dụng lại trong trường hợp nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 7 Thông tư 38/2014/TT-BTC có quy định về việc khai thác, sử dụng hồ sơ thẩm định giá như sau:

"3. Hồ sơ thẩm định giá được khai thác, sử dụng trong các trường hợp sau:

a) Theo quyết định của người có thẩm quyền của doanh nghiệp thẩm định giá trên cơ sở đảm bảo nghĩa vụ về tính bảo mật theo quy định tại Điều này.

b) Khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tranh chấp trong hoạt động thẩm định giá; yêu cầu của Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra, Cơ quan thanh tra, Kiểm toán Nhà nước, Bộ Tài chính và các cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật."

Từ quy định trên có thể thấy hồ sơ thẩm định giá được khai thác, sử dụng trong một số trường hợp nhất định. Trường hợp đã lưu trữ nhưng nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu sử dụng phù hợp với quy định của pháp luật thì vẫn có thể sử dụng.

Chi phí thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động thẩm định giá được lấy từ đâu?

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư 38/2014/TT-BTC về chi phí phục vụ hoạt động thẩm định của cơ quan nhà nước như sau:

"Điều 12. Chi phí phục vụ hoạt động thẩm định giá của cơ quan nhà nước

1. Chi phí phục vụ hoạt động thẩm định giá của cơ quan Nhà nước quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 89/2013/NĐ-CP được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung chi và mức chi phục vụ cho việc thẩm định giá của cơ quan nhà nước:

a) Chi công tác phí trong nước và nước ngoài (nếu có), chi tổ chức các cuộc hội nghị thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính;

b) Chi làm việc ban đêm, làm thêm ngoài giờ có liên quan đến thẩm định giá tài sản thực hiện theo quy định của pháp luật;

c) Chi thuê tổ chức giám định thực hiện việc giám định tình trạng kinh tế - kỹ thuật, tỷ lệ chất lượng của tài sản, thuê thẩm định giá tài sản (nếu có) theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng;

d) Chi mua thông tin, dịch tài liệu, mua văn phòng phẩm, chi xăng xe, thuê phương tiện phục vụ công tác thẩm định giá tài sản theo thực tế phát sinh của từng trường hợp cụ thể theo quy định hiện hành;

đ) Đối với những khoản chi liên quan đến hoạt động thẩm định giá không quy định tại điểm a, b, c, d khoản 2 Điều này, Thủ trưởng cơ quan thực hiện thẩm định giá xem xét, quyết định theo thẩm quyền hoặc đề xuất với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xem xét quyết định theo quy định của pháp luật."

Như vậy, chi phí thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động thẩm định được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Trường hợp liên quan đến công tác lưu trữ hồ sơ thẩm định giá có phát sinh chi phí, Thủ trưởng cơ quan thực hiện thẩm định giá xem xét, quyết định theo thẩm quyền hoặc đề xuất với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xem xét quyết định theo quy định của pháp luật.