Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ nào? Mẫu quản lý hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm những nội dung gì?

Nội dung chính

• Ai sẽ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam?
• Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ gì?
• Việc kiểm tra, bảo đảm các hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt thuộc trách nhiệm của ai?
• Mẫu quản lý hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm những nội dung gì?

Ai sẽ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam?

Thep Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg quy định về thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam như sau:

Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:

a) Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;

b) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;

c) Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

Theo đó, thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị hội thảo quốc tế theo khoản 1 Điều 3 nêu trên.

Còn đối với người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này bao gồm các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền; các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động.

Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg quy định về hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam như sau:

Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

a) Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Hồ sơ xin phép bao gồm:

- Công văn xin phép tổ chức;

- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

b) Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định này hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều này trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm sau đây:

a) Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;

b) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;

c) Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp (Mẫu 02 kèm theo).

Theo đó, trong hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ đó là: công văn xin phép tổ chức; đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo; văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.

Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền:

- Ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

- Ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Việc kiểm tra, bảo đảm các hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt thuộc trách nhiệm của ai?

Về trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế được quy định tại điểm b khoản 2 Điều 7 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thì:

Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm quản lý nhà nước đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trong cả nước.

2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

a) Tuân thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại các Điều 3, 4, 5 của Quyết định này; phối hợp cho ý kiến trong quá trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Điều 5 của Quyết định này;

b) Kiểm tra, bảo đảm các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt;

c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế;

d) Theo dõi, phát hiện, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của Quyết định này.

3. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm các quy định của Quyết định này, Bộ Ngoại giao, Bộ Công an hoặc cơ quan quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế, địa phương nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm đề nghị cơ quan của người có thẩm quyền xem xét đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc xử lý theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Như vậy, về việc kiểm tra, bảo đảm các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt thuộc trách nhiệm của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Mẫu quản lý hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm những nội dung gì?

Theo Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg quy định về mẫu quản lý hội nghị hội thảo quốc tế như sau:

Theo đó, về mẫu quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam hiện nay được phân làm 03 mẫu đó là:

- Mẫu số 01: Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

- Mẫu số 02: Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế

- Mẫu số 03: Báo cáo tổng kết năm về công tác tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.

Và các nội dung được quy định cụ thể theo từng mẫu như hình nêu trên. Tham khảo tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg để biết chi tiết hơn.