Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo Nghị định 30 thế nào? Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần đảm bảo quy định gì?

Nội dung chính

• Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo Nghị định 30 thế nào? Tải về mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ở đâu?
• Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần đảm bảo quy định gì?
• Quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như thế nào?
• Quy định về căn lề trong văn bản hành chính ra sao?

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo Nghị định 30 thế nào? Tải về mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ở đâu?

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là mẫu quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo Nghị định 30 Tải về

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo Nghị định 30 thế nào? Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần đảm bảo quy định gì?

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần đảm bảo quy định gì?

Căn cứ tại Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo các quy định sau:

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

- Thủ tục nộp lưu

+ Đối với hồ sơ giấy

++ Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

++ Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

+ Đối với hồ sơ điện tử

++ Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

++ Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như thế nào?

Tại Phụ lục ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.

- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Quy định về căn lề trong văn bản hành chính ra sao?

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định căn lề trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4.

- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.

Ngoài ra, theo Nghị định 30 thì việc căn chỉnh, căn lề văn bản hành chính được thực hiện theo quy định sau đây (cách căn chỉnh văn bản chuẩn):

+ Căn lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

+ Căn lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).

+ Căn lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).

+ Căn lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).

- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.

Ngoài việc đảm bảo quy định căn lề thì phần nội dung cần phải đảm bảo giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính như sau:

Nội dung văn bản hành chính được canh đều cả hai lề, khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.