Các giấy tờ nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa? Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính?

Nội dung chính

• Các giấy tờ nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?
• Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính?
• Người nào có trách nhiệm thực hiện số hóa giấy tờ?

Các giấy tờ nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Đồng thời căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

...

4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:

a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều này;

c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Theo quy định trên, giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính bao gồm các loại thành phần hồ sơ số hóa như sau:

- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, các giấy tờ không thuộc phạm vi thực hiện số hóa:

- Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

- Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP

- Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

- Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Các giấy tờ nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa? Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính?

Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính?

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

1. Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

2. Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Theo đó, việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được thực hiện theo 3 yêu cầu như trên.

Người nào có trách nhiệm thực hiện số hóa giấy tờ?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa bao gồm:

1. Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.

2. Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc khoản 1 Điều này được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

3. Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Theo đó, những người có trách nhiệm thực hiện số hóa bao gồm:

(1) Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.

(2) Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc (1) được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP

(3) Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định 107/2021/NĐ-CP.

Thông tư 01/2023/TT-VPCP sẽ có hiệu lực từ ngày 25/5/2023