Công chứng hợp đồng ủy quyền mà 2 bên không đến cùng 1 nơi để công chứng thì có được không?

Nội dung chính

• Nếu công chứng hợp đồng ủy quyền mà 2 bên không đến cùng 1 nơi để công chứng có được không?
• Lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định như thế nào?
• Quy định về cấp bản sao văn bản công chứng?

Nếu công chứng hợp đồng ủy quyền mà 2 bên không đến cùng 1 nơi để công chứng có được không?

Căn cứ theo Điều 57 Luật Công chứng 2024, trường hợp 2 bên không đến cùng 1 nơi để công chứng hợp đồng ủy quyền được quy định cụ thể như sau:

(i) Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì:

- Bên ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền trong hợp đồng ủy quyền.

- Bên được ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận tiếp vào bản gốc của hợp đồng ủy quyền đó để xác nhận việc chấp nhận ủy quyền, hoàn thành việc công chứng hợp đồng ủy quyền.

- Gửi 01 bản gốc của văn bản công chứng đó cho tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền đã công chứng để lưu hồ sơ công chứng.

Lưu ý:

- Văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền và bên được ủy quyền yêu cầu công chứng ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng đó.

- Trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì phải có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của các tổ chức hành nghề công chứng đó.

(ii) Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền quy định tại mục (i) được thực hiện theo quy định tại Điều 53 Luật Công chứng 2024.

- Bên ủy quyền và bên được ủy quyền có thể thỏa thuận để bên ủy quyền yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng việc ủy quyền thực hiện công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

- Sau đó gửi bản gốc văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền cho bên được ủy quyền để yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng việc nhận ủy quyền công chứng tiếp việc sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

- Gửi 01 bản gốc của văn bản công chứng đó cho tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền đã công chứng để lưu hồ sơ công chứng.

Lưu ý: Trường hợp hai bên cùng yêu cầu công chứng tại một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng trước đó thì tổ chức hành nghề công chứng này có trách nhiệm thông báo và gửi 01 bản sao của văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng còn lại để lưu hồ sơ công chứng.

(iii) Việc sửa lỗi kỹ thuật của văn bản công chứng theo quy định tại mục (i) được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 52 Luật Công chứng 2024, thông báo về việc sửa lỗi kỹ thuật cho tổ chức hành nghề công chứng còn lại đã thực hiện việc công chứng trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc sửa lỗi kỹ thuật.

Nếu công chứng hợp đồng ủy quyền mà 2 bên không đến cùng 1 nơi để công chứng có được không? (Hình từ Internet)

Lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 68 Luật Công chứng 2024, việc lưu trữ hồ sơ công chứng được cụ thể như sau:

(i) Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng.

(ii) Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn:

- Ít nhất 30 năm đối với các giao dịch có đối tượng là bất động sản.

- Ít nhất 10 năm đối với các loại giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực.

- Trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

(iii) Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan.

- Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

(iv) Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp, đại diện Hội công chứng viên tại địa phương.

(v) Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng đó phải thỏa thuận với 01 tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

- Trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Phòng công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng.

- Trường hợp địa phương không có Phòng công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Văn phòng công chứng đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ công chứng.

- Nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không còn khả năng thanh toán kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng thì kinh phí này do ngân sách địa phương bảo đảm.

- Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi lưu trữ.

Quy định về cấp bản sao văn bản công chứng?

Tại Điều 69 Luật Công chứng 2024, quy định về việc cấp bản sao văn bản công chứng như sau:

(i) Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

- Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong các trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng nêu trên

- Theo yêu cầu của các bên tham gia giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

Lưu ý: Việc cấp bản sao văn bản công chứng theo yêu cầu của người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng phải được người yêu cầu công chứng đồng ý.

Trường hợp người yêu cầu công chứng là cá nhân đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động thì phải được sự đồng ý của người thừa kế đối với cá nhân, sự đồng ý của cá nhân, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của pháp nhân đó.

(ii) Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản gốc văn bản công chứng đó thực hiện.

(iii) Việc cấp bản sao văn bản công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 Luật Công chứng 2024.