Công văn 5355/BTC-QLKT hướng dẫn chứng từ điện tử trong việc lưu trữ và giá trị giao dịch, thanh toán?

Nội dung chính

• Công văn 5355/BTC-QLKT hướng dẫn chứng từ điện tử trong việc lưu trữ và giá trị giao dịch, thanh toán?
• Quy định về chứng từ điện tử mới nhất?
• Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử như thế nào?

Công văn 5355/BTC-QLKT hướng dẫn chứng từ điện tử trong việc lưu trữ và giá trị giao dịch, thanh toán?

Theo hướng dẫn tại Công văn 5355/BTC-QLKT ngày 25/05/2023 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chứng từ điện tử trong việc lưu trữ và giá trị giao dịch thanh toán như sau:

*Về giá trị giao dịch, thanh toán:

Tại Điều 17, khoản 4 Điều 19 Luật Kế toán 2015 và khoản 4 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 Quy định chi tiết một số điều của kế toán quy định về chứng từ kế toán điện tử và khi doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử thì phải có chữ ký điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử.

Theo đó, trường hợp Công ty có các chứng từ điện tử như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được ký bằng chữ ký điện tử theo đúng quy định thì giá trị để giao dịch, thanh toán của các chứng từ điện tử này được quy định tại khoản 3 Điều 17 Luật Kế toán 2015.

*Về lưu tữ, bảo quản

Tại khoản 6 Điều 18 Luật Kế toán 2015, khoản 3 Điều 9 và Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ chứng từ kế toán và sổ kế toán trên phương tiện điện tử.

Theo đó, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán và sổ kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử.

Trường hợp chứng từ điện tử và sổ kế toán không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ theo quy định.

Hướng dẫn về chứng từ điện tử (Hình từ Internet)

Quy định về chứng từ điện tử mới nhất?

Theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Ngoài ra, chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử như thế nào?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử.

Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định.

Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Ngoài ra, khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.