Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào? Thời điểm lập hóa đơn và chứng từ được quy định ra sao?

Nội dung chính

• Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?
• Những hành vi nào bị nghiêm cấm trong hoạt động hóa đơn và chứng từ?
• Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng là khi nào?
• Thời điểm lập chứng từ là khi nào?

Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Căn cứ vào khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo như các quy định trên thì hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có 02 dạng là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Còn chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin về khoản thuế được khẩu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí.

Theo đó thì hóa đơn chúng là một dạng chứng từ kế tóan do tổ chức, cá nhân buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra.

Như vậy, điểm khác nhau giữ hóa đơn và chứng từ là hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin bán hàng còn chứng từ dùng để ghi nhận thông tin thuế được khấu trừ, các khoản phí và lệ phí đã đóng.

Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào? Thời điểm lập hóa đơn và chứng từ được quy định ra sao?

Những hành vi nào bị nghiêm cấm trong hoạt động hóa đơn và chứng từ?

Căn cứ vào Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

1. Đối với công chức thuế

a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

2. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Theo đó, căn cứ vào đối tượng áp dụng là công chức thuế hay tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ để xác định những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn và chứng từ theo quy định trên.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng là khi nào?

Căn cứ vào Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

...

Như vậy, cần căn cứ vào từng trường hợp lập hóa đơn như là đối với hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ,... để xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định trên.

Theo đó thì thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Thời điểm lập chứng từ là khi nào?

Căn cứ vào Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo đó thời điểm lập chứng từ chính là thời điểm khấu trừ thuế, thời điểm thu thế, phí và lệ phí.