Khi nào phải hủy hóa đơn điện tử? Hủy nhầm hóa đơn điện tử và đã gửi mẫu 04/SS thì xử lý như thế nào?

Nội dung chính

• Khi nào phải hủy hóa đơn điện tử?
• Cách xử lý đối với trường hợp hủy nhầm hóa đơn như thế nào?
• Hủy nhầm hóa đơn có bị xử phạt không?

Khi nào phải hủy hóa đơn điện tử?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nếu thuộc 02 trường hợp dưới đây thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

(2) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Khi nào phải hủy hóa đơn điện tử? Hủy nhầm hóa đơn điện tử và đã gửi mẫu 04/SS thì xử lý như thế nào?

Cách xử lý đối với trường hợp hủy nhầm hóa đơn như thế nào?

Căn cứ tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

Theo đó, khi không thuộc trường hợp phải hủy hóa đơn mà bên bán đã hủy nhầm hóa đơn thì xử lý theo từng trường hợp sau:

Trường hợp 1: Nếu phát hiện nhầm ngay sau khi hủy hóa đơn và chưa gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, thì bên bán có thể liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (T-VAN) để được hỗ trợ khôi phục.

Trường hợp 2: Nếu phát hiện nhầm khi đã gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT, bên bánh liên hệ cơ quan thuế quản lý để đề nghị không chấp nhận việc hủy hóa đơn.

Bởi theo quy định tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì cơ quan thuế sẽ có 01 ngày để xem xét tiếp nhận, chấp nhận thông báo hủy hóa đơn.

Trường hợp 3: Nếu cơ quan thuế đã thông báo tiếp nhận việc hủy hóa đơn (theo Mẫu số 01/TB-HĐSS) thì hóa đơn đã hủy không có giá trị sử dụng nữa.

Bên cạnh đó, tại Công văn 3394/CTLAN-TTHT tải do Cục thuế tỉnh Long An hướng dẫn có ý kiến như sau:

- Nếu hủy nhầm hóa đơn điện tử được cấp mã cơ quan thuế đã gửi người mua và đã gửi thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót thì hóa đơn điện tử đó không có giá trị sử dụng.

Để xử lý trường hợp trên thì bên bán liên hệ với bên mua để lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điện tử mới có mã của cơ quan thuế và gửi người mua theo hướng dẫn tại Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Bên bán và bên mua hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin trên các hóa đơn đã hủy, hóa đơn lập mới.

Đồng thời, bên bán và bên mua căn cứ vào hóa đơn đã hủy thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Hủy nhầm hóa đơn có bị xử phạt không?

Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định về các trường hợp được hủy hóa đơn có sai sót mà không có quy định về xử lý các trường hợp hủy sai, hủy nhầm hóa đơn.

Tại khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành chính có quy định:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn

...

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Theo đó,

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật hay hành vi không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót.

Như vậy, có thể hiểu rằng nếu bên bán hủy hóa đơn mà thực hiện đầy đủ thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT thì không bị xem là thực hiện hành vi vi phạm, do đó không bị xử phạt theo quy định trên.

Còn trường hợp bên bán hủy hóa đơn đối với các trường hợp không được hủy thì không bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

Tuy nhiên, nếu sau khi hủy hóa đơn mà bên bán không lập hóa đơn thì bên bán có thể bị xử phạt đối với hành vi không lập hoá đơn hoặc lập hoá đơn sai thời điểm.