Mẫu tờ trình về việc phê duyệt quy trình thủ tục hồ sơ, tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân năm 2023?

Nội dung chính

• Mẫu tờ trình về việc phê duyệt quy trình thủ tục hồ sơ, tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân năm 2023?
• Quy định về việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu như thế nào?
• Quy định về hội đồng xác định giá trị tài liệu như thế nào?
• Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?

Mẫu tờ trình về việc phê duyệt quy trình thủ tục hồ sơ, tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân năm 2023?

Căn cứ Phụ lục 01 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Như vậy, tờ trình về việc phê quyệt quy trình thủ tục hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị được quy định như trên.

Tải mẫu tờ trình: Tại Đây

Quy định mẫu tờ trình về việc phê duyệt quy trình thủ tục hồ sơ, tài liệu hết giá trị mới nhất năm 2023? (Hình từ internet)

Quy định về việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu như thế nào?

Căn cứ Điều 22 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định xác định giá trị hồ sơ, tài liệu như sau:

Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu

1. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc sau đây:

a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tống hợp.

b) Thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

c) Phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như: " Nội dung của tài liệu;

- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lý của tài liệu.

2. Khi xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, phải căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hệ thống Tòa án nhân dân (được ban hành kèm theo Quyết định số 312/2017/QĐ-TANDTC ngày 30/12/2017 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao) và các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.

3. Giá trị hồ sơ, tài liệu phải do Hội đồng xác định giá trị thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định tại Quy chế này.

Như vậy, việc xác định hồ sơ tài liệu trong công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân đảm bảo các nguyên tắc như sau:

- Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tống hợp.

- Thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

- Phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản như: " Nội dung của tài liệu;

+ Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

+ Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

+ Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

+ Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lý của tài liệu.

Quy định về hội đồng xác định giá trị tài liệu như thế nào?

Căn cứ Điều 23 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Chánh án trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, lựa chọn tài liệu đế nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Chánh án quyết định thành lập, vói thành phần như sau:

a) Đối với Tòa án nhân dân tối cao:

- Phó Chánh án phụ trách Vụ Tông họp

- Chủ tịch Hội đông;

- Vụ trưởng Vụ Tông họp

- Uy viên;

- Trưởng phòng Lưu trữ hồ sơ thuộc Vụ Tống họp

- Ủy viên;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, tài liệu - ú y viên;

- Chuyên viên lưu trữ - Thư ký Hội đồng.

b) Đôi với Tòa án nhân dân cấp cao:

- Phó Chánh án phụ trách Văn phòng - Chủ tịch Hội đồng;

- Lãnh đạo Văn phòng - Uy viên;

- Trưởng phòng Lưu trữ hồ sơ - ủ y viên;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, tài liệu - ú y viên;

- Chuyên viên lun trữ - Thư ký Hội đồng.

c) Đối với Tòa án nhân dân cấp tỉnh:

- Phó Chánh án phụ trách Văn phòng - Chủ tịch Hội đồng;

- Lãnh đạo Văn phòng - Uy viên;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ sơ, tài liệu - ủ y viên;

- Người am hiếu hiếu về lĩnh vực có tài liệu cân xác định - Uy viên;

- Chuyên viên lưu trữ - Thư ký Hội đồng.

d) Đối với Tòa án nhân dân cấp huyện:

- Phó Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh - Chủ tịch Hội đồng;

- Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp huyện - ú y viên;

- Lãnh đạo Văn phòng - ú y viên;

- Đại diện bộ phận có hồ sơ, tài liệu - Uy viên;

- Chuyên viên lưu trữ - Thư ký Hội đồng.

Như vậy, hội đồng xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân được quy định gồm những thành phần được quy định như trên.

Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 25 quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị trong hệ thống Tòa án nhân dân như sau:

Bước 1: Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, thống nhất danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy;

Bước 2: Cơ quan có tài liệu cần tiêu hủy gửi văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy;

Bước 3: Căn cứ vào ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp huyện trình Chánh án quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.