Nội dung chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì? Chứng thực tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được thực hiện theo thủ tục nào?

Nội dung chính

• Nội dung chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì?
• Chứng thực tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được thực hiện theo thủ tục gì?
• Hồ sơ thực hiện thủ tục chứng thực tài liệu cấp tỉnh gồm những nội dung gì?

Nội dung chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì?

Căn cứ quy định tại Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV như sau:

Chứng thực tài liệu

1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

2. Nội dung chứng thực tài liệu.

a) Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực. Mẫu Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số XI.

b) Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ lịch sử.

c) Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.

4. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

5. Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:

- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.

Như vậy, theo khoản 2 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV nêu trên thì nội dung chứng thực tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực.

Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ lịch sử.

- Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

Nội dung chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì? Chứng thực tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được thực hiện theo thủ tục nào? (Hình từ Internet)

Chứng thực tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được thực hiện theo thủ tục gì?

Hiện nay, thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được thực hiện theo quy định tại tiểu mục I Mục 2 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021 với những nội dung sau:

(1) Trình tự thực hiện

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ Lịch sử, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.

(2) Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức thực hiện trực tiếp tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

(3) Thời hạn giải quyết

Thời hạn trả bản chứng thực tài liệu lưu trữ cho độc giả theo quy định của các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

(4) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Các cá nhân, cơ quan và tổ chức có nhu cầu.

(5) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

(6) Kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được chứng thực.

(7) Phí: 20.000 đồng/văn bản.

Hồ sơ thực hiện thủ tục chứng thực tài liệu cấp tỉnh gồm những nội dung gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV, khoản 3 tiểu mục I Mục 2 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021.

Hồ sơ thực hiện thủ tục chứng thực tài liệu cấp tỉnh gồm:

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.