Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào? Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp nào?

Nội dung chính

• Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?
• Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp nào?
• Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TCNN điện tử cần đảm bảo những nội dung gì?

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế như sau:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Như vậy, theo quy định trên thì thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN.

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào? Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp nào?

Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp nào?

Căn cứ quy định về chứng từ khấu trừ thuế tại điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

...

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo sự yêu cầu của người lao động bị khấu trừ thuế. Cụ thể như sau:

- Đối với người lao động không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng:

+ Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ;

+ Cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

- Đối với người lao động không ký hợp đồng tháng từ 3 tháng trở lên:

Chỉ cấp 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong một kỳ tính thuế.

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TCNN điện tử cần đảm bảo những nội dung gì?

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

Định dạng chứng từ điện tử

...

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

Theo đó, chứng từ điện tử khấu trừ thuế TCNN điện tử cần đảm bảo những nội dung theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Nội dung chứng từ

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần phải có 07 nội dung nêu trên.