Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực hiện như thế nào? Phí chứng thực tài liệu là bao nhiêu?

Nội dung chính

• Có mấy hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ? Hồ sơ chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì?
• Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện thế nào theo quy định hiện nay?
• Phí chứng thực tài liệu lưu trữ là bao nhiêu?

Có mấy hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ? Hồ sơ chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV về các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ như sau:

Chứng thực tài liệu

1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

Theo nội dung nêu trên thì các hình thức chứng thực tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu

- Chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BNV như sau:

Chứng thực tài liệu

...

6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:

- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.

Như vậy, theo quy định thì hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu bao gồm:

- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.

Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia thực hiện như thế nào? Phí chứng thực tài liệu là bao nhiêu?

Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia được thực hiện thế nào theo quy định hiện nay?

Căn cứ tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021. Thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện như sau:

(1) Trình tự thực hiện

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả tại Phòng đọc.

(2) Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

(3) Thời hạn giải quyết

Thời hạn trả bản sao tài liệu và bản chứng thực tài liệu cho độc giả theo quy định của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

(4) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.

(6) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

(7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực lưu trữ.

Phí chứng thực tài liệu lưu trữ là bao nhiêu?

Theo khoản 8 tiểu mục II Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021, phí chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Dẫn chiếu đến bảng Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư 275/2016/TT-BTC như sau:

Như vậy, phí cấp chứng thực tài liệu lưu trữ được xác định là 20.000 đồng/văn bản.