Thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện như thế nào?
• Hồ sơ thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử gồm những gì?
• Xây dựng, thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp được quy định thế nào?

Thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Mục 6 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 507/QĐ-BNV năm 2023 quy định thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử như sau:

Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử trình hồ sơ đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm tra tài liệu hết giá trị.

- Bước 2: Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm tra về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị; yêu cầu cơ quan, tổ chức chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (nếu hồ sơ chưa đạt); kiểm tra thực tế tài liệu, lập biên bản thẩm tra (nếu cần thiết).

- Bước 3: Cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (nếu có yêu cầu).

- Bước 4: Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm tra.

Cách thức thực hiện:

- Trực tiếp;

- Trực tuyến.

- Qua dịch vụ bưu chính;

Thời hạn giải quyết: Không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra đầy đủ, đúng quy định.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: văn bản của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

Thủ tục thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện như thế nào?

Hồ sơ thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại Mục 6 Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 507/QĐ-BNV năm 2023 quy định hồ sơ thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Xây dựng, thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp được quy định thế nào?

Căn cứ vào Điều 5 Thông tư 17/2014/TT-BNV quy định như sau:

Xây dựng, thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp

1. Trách nhiệm xây dựng Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp (sau đây gọi chung là Danh mục nguồn nộp lưu)

a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu và trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền thẩm định;

b) Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương và cấp tỉnh có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền ban hành Danh mục nguồn nộp lưu;

c) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định tại Thông tư này có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trong việc xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu.

2. Căn cứ để xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu

a) Thông tư hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

b) Quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử;

c) Quy định của pháp luật về việc thành lập, đổi tên, chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử.

3. Phương pháp xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu

a) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản liên quan về hệ thống cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu để xây dựng dự thảo Danh mục nguồn nộp lưu;

b) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền để thẩm định;

c) Cơ quan thực hiện nhiệm vụ thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu theo quy định tại Khoản 4 Điều này có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 6 Thông tư này phê duyệt, ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

d) Hồ sơ trình gồm: Công văn đề nghị của Lưu trữ lịch sử; bản thuyết minh Danh mục nguồn nộp lưu; Văn bản thẩm định của người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương, cấp tỉnh; Dự thảo quyết định ban hành Danh mục nguồn nộp lưu.

4. Thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu

a) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử ở Trung ương theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

b) Sở Nội vụ thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Theo đó, việc xây dựng thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp được thực hiện theo quy định nêu trên.