Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch 2023 sau khi bỏ sổ hộ khẩu? Cần lưu ý gì khi xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử?

Nội dung chính

• Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch 2023 tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử sau khi bỏ sổ hộ khẩu ra sao?
• Thành phần hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch gồm những gì?
• Cần lưu ý gì khi xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử?

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch 2023 tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử sau khi bỏ sổ hộ khẩu ra sao?

Căn cứ khoản 3 Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử bao gồm:

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Sở Tư pháp), Phòng Tư pháp các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Phòng Tư pháp).

Căn cứ tiểu mục 1 Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023. Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử sau khi bỏ sổ hộ khẩu như sau:

Bước 1: Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp xác nhận thông tin hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền; nộp phí theo quy định pháp luật

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.

Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ;

- Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu.

Trường hợp cần xác minh, công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.

- Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là đúng, công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

Bước 4: Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch được nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch 2023 sau khi bỏ sổ hộ khẩu? Cần lưu ý gì khi xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử?

Thành phần hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch gồm những gì?

Theo tiểu mục 1 Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023, thành phần hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử bao gồm:

- Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp);

- Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình các giấy tờ sau:

Giấy tờ phải nộp:

+ Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;

+ Văn bản ủy quyền (được chứng thực) nếu ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch.

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Giấy tờ phải xuất trình:

+ Hộ chiếu hoặc CMND hoặc thẻ CCCD hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch.

+ Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân.

Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì người có yêu cầu không phải xuất trình.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Cần lưu ý gì khi xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử?

Khi xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử, cần lưu ý một số nội dung theo hướng dẫn tại Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023 như sau:

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình:

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu.

Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.