Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được hay không? Khi nào cần dùng đến hóa đơn thương mại?

Nội dung chính

• Hóa đơn thương mại giống hóa đơn điện tử?
• Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được hay không?
• Hóa đơn thương mại mà không cần dùng tới nữa thì phải xử lý như nào?

Hóa đơn thương mại giống hóa đơn điện tử?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) là chứng từ xác nhận thanh toán giữa người bán và người mưa trong quá trình trao đổi hàng hóa. Hóa đơn thương mại là chứng từ để làm thủ tục xuất, nhập khẩu, là cơ sở để tính các loại phí.

Như vậy, có thể thấy hóa đơn thương mại dành cho xuất nhập khẩu, còn hóa đơn điện tử là hóa đơn giữa việc trao đổi do tổ chức, cá nhân mua bán, trao đổi dịch vụ với nhau.

Khi nào cần dùng đến hóa đơn thương mại?

Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được hay không?

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về loại hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Có thể thấy hóa đơn thương mại không thuộc các loại hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu trên.

Theo đó, hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử chịu sự điều chỉnh của những quy định khác biệt nhau. Mặt khác, không có quy định về chuyển đổi hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử. Vì vậy, đơn vị có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại trong nghiệp vụ xuất khẩu của mình như thông thường.

Hóa đơn thương mại mà không cần dùng tới nữa thì phải xử lý như nào?

Trường hợp Công ty có hóa đơn thương mại nếu không có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì Công ty thực hiện thủ tục hủy theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

"2. Các trường hợp hủy hóa đơn

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn."

Như vậy, đối với các hóa đơn thương mại không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện việc hủy hóa đơn và việc hủy phải theo đúng quy định của pháp luật.