Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo tư vấn cho Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo những việc nào?

Nội dung chính

• Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo tư vấn những việc nào?
• Ai là người có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo?
• Cơ quan muốn tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì hồ sơ gồm những gì?

Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo tư vấn những việc nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 36 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, cục trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, cục trưởng trong việc xác định:

- Hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

2. Thành phần của Hội đồng thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người có thẩm quyền.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng quyết định thời hạn bảo quản tài liệu tại cơ quan, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;

5. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, cục trưởng quyết định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ đơn vị, hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị và lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

Như vậy, theo quy định trên thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo tư vấn cho Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo những việc sau:

- Hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Ai là người có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 37 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Bộ trưởng quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan Bộ;

b) Cục trưởng quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại đơn vị mình.

…

Như vậy, theo quy định trên thì người có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo là:

- Bộ trưởng quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của cơ quan Bộ;

- Cục trưởng quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị bảo quản tại đơn vị mình.

Cơ quan muốn tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì hồ sơ gồm những gì?

Căn cứ tại điểm đ khoản 2 Điều 37 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Hủy tài liệu hết giá trị

…

2. Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, cục trưởng đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy tại Bộ, các cục thuộc Bộ;

b) Căn cứ ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ trưởng quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại Bộ, cục trưởng quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị mình.

c) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm tổ chức hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị theo quyết định của người có thẩm quyền;

d) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu dưới sự giám sát của đại diện Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và phải được lập thành biên bản;

đ) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Tờ trình và Bản thuyết minh kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định của đơn vị có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

e) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Như vậy, theo quy định trên thì cơ quan muốn tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì hồ sơ gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Tờ trình và Bản thuyết minh kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định của đơn vị có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.