Khi Cơ quan nhà nước niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính thì tổ chức, cá nhân được sử dụng chứng từ điện tử không?

Nội dung chính

• Niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính là gì?
• Khi Cơ quan nhà nước niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính thì tổ chức, cá nhân được sử dụng chứng từ điện tử không?
• Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có giá trị là bản gốc khi nào?

Niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính là gì?

Niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính được giải thích theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính là biện pháp bảo đảm toàn vẹn của thông tin chứa trên chứng từ điện tử, không thể sửa đổi, sao chép, di chuyển trái phép, hủy hiệu lực hay tiêu hủy từ thời điểm bắt đầu đến khi kết thúc quá trình niêm phong.

Niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính (Hình từ Internet)

Khi Cơ quan nhà nước niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính thì tổ chức, cá nhân được sử dụng chứng từ điện tử không?

Tại Điều 12 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Niêm phong chứng từ điện tử

1. Thẩm quyền niêm phong chứng từ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về niêm phong tài liệu, vật chứng phục vụ quá trình kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, điều tra.

2. Việc niêm phong chứng từ điện tử phải bảo đảm:

a) Không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của hệ thống thông tin và hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân;

b) Có thể khôi phục toàn vẹn chứng từ điện tử bị niêm phong tại hệ thống thông tin của tổ chức, cá nhân sau thời hạn niêm phong;

c) Xác định được việc truy cập, thay đổi nội dung của chứng từ điện tử bị niêm phong.

d) Hệ thống thông tin phải đánh dấu chứng từ điện tử bị niêm phong và ghi nhận thời điểm, người thực hiện niêm phong chứng từ điện tử.

3. Sau khi Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và thực hiện các biện pháp niêm phong thì tổ chức, cá nhân không được phép truy cập, khai thác, sao chép, sửa đổi hoặc sử dụng chứng từ điện tử này trong hệ thống thông tin của mình để giao dịch hoặc sử dụng cho mục đích khác.

Theo đó, sau khi Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và thực hiện các biện pháp niêm phong thì tổ chức, cá nhân không được phép truy cập, khai thác, sao chép, sửa đổi hoặc sử dụng chứng từ điện tử này trong hệ thống thông tin của mình để giao dịch hoặc sử dụng cho mục đích khác.

Như vậy, khi Cơ quan nhà nước niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính thì tổ chức, cá nhân không được sử dụng chứng từ điện tử.

Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có giá trị là bản gốc khi nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.

2. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

a) Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

b) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.

Như vậy theo quy định trên chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống.

Ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử:

+ Xác thực bằng chứng thư số.

+ Xác thực bằng sinh trắc học.

+ Xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

- Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.