Khi giao dịch qua thư điện tử, người sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội phải đảm bảo nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Khi giao dịch qua thư điện tử, người sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội phải đảm bảo nguyên tắc nào?
• Một thư điện tử phải có tối thiểu các thành phần nào theo quy định?
• Dung lượng file đính kèm thư điện tử phải đáp ứng các yêu cầu nào?

Khi giao dịch qua thư điện tử, người sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội phải đảm bảo nguyên tắc nào?

Theo Điều 11 Quy chế quản lý và sử dụng thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1114/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về nguyên tắc giao dịch qua thư điện tử như sau:

Quy định về nguyên tắc giao dịch qua thư điện tử

Khi gửi thư điện tử trao đổi công việc cho lãnh đạo cấp cao hơn, phải gửi bản sao (CC) cho cán bộ quản lý trực tiếp.

Người sử dụng cần kiểm tra thư điện tử tối thiểu 1 lần/ngày.

Khi nhận được các đề nghị cần trao đổi qua thư điện tử, người sử dụng cần hồi đáp theo nội dung yêu cầu của người gửi.

Theo quy định nêu trên khi giao dịch qua thư điện tử, người sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội phải đảm bảo nguyên tắc sau:

- Khi gửi thư điện tử trao đổi công việc cho lãnh đạo cấp cao hơn, phải gửi bản sao (CC) cho cán bộ quản lý trực tiếp.

- Người sử dụng tài khoản thư điện tử cần kiểm tra thư điện tử tối thiểu 1 lần/ngày.

- Khi nhận được các đề nghị cần trao đổi qua thư điện tử, người sử dụng tài khoản thư điện tử cần hồi đáp theo nội dung yêu cầu của người gửi.

Lưu ý: Theo khoản 3 Điều 12 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1114/QĐ-BHXH năm 2017 quy định người sử dụng phải đảm bảo tất cả các thư điện tử được gửi đi phù hợp với các quy định hiện hành và dưới các hình thức an toàn.

Số lượng thư điện tử gửi ra ngoài Ngành Bảo hiểm xã hội không quá 200 thư điện tử/1 giờ trừ những trường hợp đặc biệt.

Một thư điện tử phải có tối thiểu các thành phần nào theo quy định?

Theo Điều 10 Quy chế quản lý và sử dụng thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1114/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về kết cấu và trình bày một thư điện tử như sau:

Quy định về kết cấu và trình bày một thư điện tử

Một thư điện tử phải có tối thiểu các thành phần: Tiêu đề (Subject); Phần nội dung thư điện tử.

Font chữ sử dụng là Font chữ chuẩn Unicode: Times New Roman, Arial...

Theo quy định nêu trên thì một thư điện tử phải có tối thiểu các thành phần:

- Tiêu đề (Subject);

- Phần nội dung thư điện tử.

Font chữ sử dụng trong thư điện tử là Font chữ chuẩn Unicode: Times New Roman, Arial...

Tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội (Hình từ Internet)

Dung lượng file đính kèm thư điện tử phải đáp ứng các yêu cầu nào?

Theo Điều 9 Quy chế quản lý và sử dụng thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1114/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về dung lượng file đính kèm thư điện tử như sau:

Quy định về dung lượng file đính kèm

Không được gửi các file đính kèm là các tập tin thi hành (Có phần đuôi mở rộng là: .exe,.bat,...).

Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua Hệ thống thư điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh Mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước.

Không được gửi các file đính kèm có tổng dung lượng lớn hơn 25 MB.

Trường hợp cần gửi các file đính kèm có tổng dung lượng lớn hơn 25 MB, người gửi cần phải upload tài liệu lên mục lưu trữ trên hệ thống thư điện tử của Ngành và chia sẻ cho đối tượng cần gửi file.

Chiếu theo quy định này, dung lượng file đính kèm thư điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Không được gửi các file đính kèm thư điện tử là các tập tin thi hành (Có phần đuôi mở rộng là: .exe,.bat,...).

- Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua Hệ thống thư điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước được quy định tại Danh Mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư 39/2017/TT-BTTTT (thay thế Thông tư 22/2013/TT-BTTTT).

- Không được gửi các file đính kèm thư điện tử có tổng dung lượng lớn hơn 25 MB.

- Trường hợp cần gửi các file đính kèm thư điện tử có tổng dung lượng lớn hơn 25 MB, người gửi cần phải upload tài liệu lên mục lưu trữ trên hệ thống thư điện tử của Ngành Bảo hiểm xã hội và chia sẻ cho đối tượng cần gửi file.