Khi nào chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán? Chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử thì chứng từ đó có còn giá trị không?

Nội dung chính

• Khi nào chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán?
• Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ bằng giấy có còn giá trị không?
• Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử thì có được sử dụng chữ ký điện tử không?

Khi nào chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán?

Chứng từ điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

...

Đồng thời, căn cứ quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đủ các điều kiến sau đây:

(1) Chứng từ điện tử phải có các nội dung sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu trên thì chứng từ điện tử có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

(2) Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử,

(3) Được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Khi nào chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán? (Hình từ Internet)

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ bằng giấy có còn giá trị không?

Giá trị của chứng từ bằng giấy được quy định tại khoản 3 Điều 17 Luật Kế toán 2015 như sau:

Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Như vậy, theo quy định, khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ bằng giấy vẫn còn giá trị những chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử thì có được sử dụng chữ ký điện tử không?

Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử được quy định tại khoản 4 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Chứng từ kế toán

...

3. Trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán phải có người sáng mắt được phân công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Đối với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế toán.

4. Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật kế toán thì được sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán. Chữ ký điện tử và việc sử dụng chữ ký điện tử được thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử.

5. Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán ra tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

...

Như vậy, theo quy định, đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử thì được sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán.