Khi phát hiện tài liệu kế toán bị hủy hoại thì đơn vị kế toán phải tổ chức phục hồi lại tài liệu này như thế nào?

Nội dung chính

• Khi phát hiện tài liệu kế toán bị hủy hoại thì đơn vị kế toán phải tổ chức phục hồi lại tài liệu này như thế nào?
• Không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại thì đơn vị kế toán bị xử phạt thế nào?
• Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với đơn vị kế toán không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại là bao lâu?

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị hủy hoại thì đơn vị kế toán phải tổ chức phục hồi lại tài liệu này như thế nào?

Đơn vị kế toán có phải tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hủy hoại không, theo quy định tại Điều 42 Luật Kế toán 2015 như sau:

Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Theo quy định trên, khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc được quy định tại Điều 42 nêu trên. Trong đó có việc tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng.

Do đó, khi phát hiện tài liệu kế toán bị hủy hoại thì đơn vị kế toán phải tổ chức phục hồi lại tài liệu này.

Tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại thì đơn vị kế toán bị xử phạt thế nào?

Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với đơn vị kế toán không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại được quy định tại điểm d khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

...

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền như sau:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

...

Theo quy định trên, đơn vị kế toán không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với đơn vị kế toán không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại là bao lâu?

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính như sau:

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính

1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 2 năm.

2. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kiểm toán độc lập là 1 năm.

3. Thời điểm để tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập được quy định như sau:

a) Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm;

b) Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện thì thời hiệu được tính từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm;

c) Đối với hành vi vi phạm về kế toán và kiểm toán độc lập quy định tại Nghị định này, thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm hành chính để tính thời hiệu xử phạt là:

- Thời điểm tổ chức, cá nhân thực hiện xong quy trình nghiệp vụ, yêu cầu công việc theo quy định của pháp luật về kế toán và kiểm toán độc lập;

- Thời điểm tổ chức, cá nhân chấm dứt hành vi vi phạm để thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về kế toán, kiểm toán.

d) Để xem xét hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc hay đang thực hiện, ngoài việc căn cứ điểm c trên đây, cơ quan, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính căn cứ vào quy định của pháp luật về kế toán, kiểm toán độc lập, hồ sơ, tài liệu và tình tiết của từng vụ việc cụ thể để xác định hành vi vi phạm đã kết thúc hay hành vi vi phạm đang thực hiện.

...

Như vậy, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với đơn vị kế toán không thực hiện việc tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hủy hoại là 02 năm.