Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay những công việc nào?

Nội dung chính

• Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay những công việc nào?
• Doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát thì bị xử phạt thế nào?
• Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp có hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát là bao lâu?

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay những công việc nào?

Theo quy định tại Điều 42 Luật Kế toán 2015 thì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

(1) Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

Thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

(2) Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

(3) Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

(4) Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi, sao chụp hoặc xác nhận lại thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay những công việc nào? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát thì bị xử phạt thế nào?

Hình thức xử phạt đối với hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát được quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

...

Như vậy, theo quy định, trường hợp doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp có hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát là bao lâu?

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính được quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) như sau:

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính

1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 2 năm.

2. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kiểm toán độc lập là 1 năm.

3. Thời điểm để tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập được quy định như sau:

a) Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm;

b) Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện thì thời hiệu được tính từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm;

c) Đối với hành vi vi phạm về kế toán và kiểm toán độc lập quy định tại Nghị định này, thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm hành chính để tính thời hiệu xử phạt là:

...

Như vậy, theo quy định, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp có hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ là 2 năm.